全国から集まる学生からの資料収集・個別案内メールの送信を簡略化できたワケ

イベント開催の目的：　　　　　団体に登録されている学校生徒の研究発表会
イベントを開催した会場：　　　展示会場
イベントへの来場人数：　　　　約200名
イベントの実施期間：　　　　　平日1日間
イベントの実施形態：　　　　　オフライン
イベントへの参加者：　　　　　学生（発表者）

イベントの概要

200校以上の学校から1,000人を超える学生が一か所に集まり、パネルを使って研究発表を行うイベント。参加する学生申込みの処理に加え、個人情報と学校情報のデータベース化、案内メールの送信などでQ-PASSをご利用いただきました。

お客様の課題・お悩み

• 発表者の情報や使用する交通機関、宿泊に関する情報などを集めたい
• 発表者が研究発表会の資料をアップロードできるようにしたい
• 人によって違う宿泊先のホテル情報をメールで案内したい

Q-PASSがご提案した内容・成果

150問に及ぶ設問項目に申込フォームをカスタマイズしました！

⇒参加される学校に対してより詳細な情報を聞き取りたいというご要望。
通常は30問までしか設定できない申込フォームを自社開発の強みを活かして最大で150問まで拡張！細かな情報まで聞き取れるようにご提供しました。これにより、学生や参加教員が個々で行うのではなく、学校で一括で参加者の登録ができ、応募負担も軽減されました。

申込フォームにファイルアップロード機能を追加して簡単に集められるようにしました！

⇒参加してくれる発表者の学生さんから事前に資料を集めておきたいというご要望。
ファイルアップロード機能を活用し、申込フォーム上で研究発表の資料をアップロードできるように設定しました。これにより、メールやファイル共有ソフトで集めることなく、簡単に参加者情報と紐づいた形で資料を集めることができるようになりました。

メールの差し込みコードで１通ごとにホテル情報を打ち込む必要なく一斉送信を実現しました！

⇒参加者の生徒さんにはそれぞれに宿泊先の情報を事前に案内しておきたいというご要望。
申込期間終了後に1,000人を超える参加者のデータベースにそれぞれの宿泊先となるホテル情報を学校に応じて一括登録。メールの差し込みコード機能を使って所属の学校ごとに違う宿泊先情報を一括で送信できるようにして作業負担と送信ミスリスクを大幅に削減しました。

ご利用になったQ-PASSの機能・オプション

＜基本機能＞
・Q-BUSINESS（申込者・来場者の管理システム）
＜オプション機能＞
・ファイルアップロードオプション（申込フォームにファイルをアップできるようになります）
・システム設定代行（システムへの設定をお客様のご希望通りに代わりに設定させて頂くオプション）