事例紹介

イベントの概要

Fujitsuユーザーコミュニティ様が運営する秋季大会において、弊社の来場者管理システムQ-PASSをご導入いただきました。

この大会では、全国のコミュニティ会員の方を対象として「デジタルと未来の共創社会」をテーマに、幅広い領域における最先端テクノロジーや先進的な取り組みについてのセッションや講演、サービスの展示を実施。2025年秋の今回は香川県高松市にあるサンポートホール高松にて開催され、700名以上の方が参加されました。

ご利用いただいた内容

いままでアナログで対応していた受付を改善したい

これまではフォームツールで申込み用フォームを作成し、申込者を名簿で印刷。当日は受付で名簿と照合しながら、別で作成した名札をお渡しするという形式での開催をされていました。

今回、Q-PASSをご導入いただいたことで、事前に用意された参加者リストをアップロードし当日入場用のQRコード付き来場証を発行しメールで配布。当日は専用のスマホアプリであるQ-MOBILEでQRコードを読み込むだけで受付を完了しながらリアルタイムで来場状況が確認できるようになりました。受付に使用した来場証はネックピースに入れることで名札の代わりとして活用し、作業時間の大幅な短縮を実現しました。

QRコード付きの来場証は参加者の方が印刷して持参する必要があったため、印刷忘れを想定してプリンターも準備。結果的に多くの方が来場証を持参いただけましたが、持参のない方でもQRコードを読み取るとその場で来場証を発行することができる環境を準備することで、受付が混雑することなく入場していただくことができました。

受付に来た方がどんな方なのかを知りたい

当日は一般の会員の方や理事の方、関係者や登壇者など様々な属性の方が来場されるため、それぞれの属性が分かるようにしたいというご要望がありました。

そこで、来場証のデザインを一部変更し、各属性に合わせた色を設定。一目でどの方がどの属性なのかをわかるようにしてスムーズな対応を実現しました。また、イベント後の有料懇親会に申し込まれた方にはその有無も来場証に追加。会員の方をお待たせすることなくご案内することができるようになりました。

展示ブースへの来訪者をリスト化したい

今回のイベントでは、講演のほかに関連企業・部署様によるブース出展もありました。出展いただいたブースに来訪した参加者の情報をイベント後に各出展者に共有したいというご要望で、各ブースでのＱＲコードの読み取りも実施。

各ブースのご担当者様にQ-MOBILEをインストールしていただき、来場証のQRコードを読み取ることでお名前やご連絡先などをリード情報としてシステムに記録。イベント終了後にまとめて出力することで、各ブースへの来訪者データを簡単に共有することができ、営業活動に繋げることができました。

ご利用になったQ-PASSの機能・オプション