2024/07/04

【ご利用実績】創立5周年の記念講演会・記念式典 | AI-EI法律事務所様

お客様実例

オフライン開催

イベントを開催した会場：　　　第一ホテル東京/４階プリマヴェーラ(講演会)、5階ラ・ローズ(式典)
イベントの実施期間：　　　　　平日1日間
イベントの実施形態：　　　　　リアルイベント
イベントへの参加者：　　　　　関係者・お取引先様（無料）

開催されたイベント「記念講演会・記念式典」について

国内外の訴訟・企業紛争の解決と労働法・労務問題（国際労務、外国人雇用を含む）に専門性を持つAI-EI法律事務所様が創立5周年を迎えるにあたり開催された記念講演会と記念式典。イベントは一つ目の会場で講演会を実施し、その後別の会場に移って記念式典が行われる形で約170名ほどが参加されました。Q-PASSは講演会・式典両方の入場受付でご利用いただきました。

お客様の課題・お悩み

記念式典には講演会への参加者以外の方も招待したい
入場受付に使用する機器の費用を抑えたい
招待状の作成と対象者への発送をしたい

Q-PASSがご提案した内容・成果

講演会・記念式典の２つの会場で受付が出来るように設定しました。

⇒記念式典で参加者が増えるので各会場で参加者の人数を把握したいというご要望。
別々の会場での実施となった講演会と記念式典の両方で受付を準備。来場証のQRコードを読み込むことで、講演会のみに参加する人と記念式典の両方に参加する人の確認が簡単に出来るようになり、受付の混雑の緩和と誤入場の抑止ができました。

専用モバイルアプリを活用してスマホで受付が出来るようにしました。

⇒受付に使う機材のレンタル費用や準備の手間を抑えたいというご要望。
Q-MOBILEというスマホ版のアプリをご提供。お客様側でご用意いただいたスマートフォンにQ-MOBILEアプリをインストールすることで、スマホを使ってQRコードを読み込み、受付が出来るようになりました。これにより、受付機材が不要になり受付場所も最小限で抑えることができるようになりました。さらに、スマートフォン上の管理画面を確認することで「いま会場にどのくらい来ているかの確認」や「誰が来ているのかの検索」が手元で出来るようになりました。

イベントへの招待状を制作～発送まで一括で対応しました。

⇒関係者や取引先のお客様に対して紙の招待状を発送したいというご要望。
イベントへの参加フォームへアクセスできるQRコードを印刷した招待状を作成。来場を希望される方は招待状に記載のQRコードからイベントへの参加登録を実施し、自動で発行されるQRコード付き来場証を会場で見せることで受付ができるような仕組みにしました。弊社では自社内に倉庫を完備しており、大切なお客様の個人情報を一社完結で管理して発送まで実行することができました。