昼食の手配管理や懇親会の会費請求などの業務負担を軽くすることができたワケ

イベント開催の目的：　　　　　団体の会員が参加する総会と懇親会
イベントを開催した会場：　　　ホテルの貸しホール
イベントへの来場人数：　　　　約400名
イベントの実施期間：　　　　　平日1日間
イベントの実施形態：　　　　　オフライン
イベントへの参加者：　　　　　団体の会員、来賓

イベントの概要

団体が主催する来賓を招いた総会を実施。総会後にはそのまま懇親会を開催し、会員の皆様同士の親睦を深めるイベントにQ-PASSをご利用いただきました。

お客様の課題・お悩み

• 来賓と会員で別の参加受付をしたい
• 総会への参加と懇親会への参加は分けて管理したい
• 懇親会参加者には後日請求書を発行したい

Q-PASSがご提案した内容・成果

”来賓用” と ”会員用” の二つの申込フォームを作成して２種類の申込管理を行いました！

⇒来賓の方に聞く項目と会員の方へ聞く項目が違うのでそれぞれを分けて管理したいというご要望。
それぞれ別のデータベースに紐づけられる申込フォームを２種類作成し、来賓の方と会員の方で申込情報の個別管理を実施しました。

総会への参加・昼食の要不要・懇親会への参加を申込フォーム内で個別登録できるようにしました！

⇒案内する内容が変わるので、「総会へ参加するのか？」「昼食は必要か？」「その後の懇親会に参加するのか？」の３つを正確に聞き取りたいというご要望。
それぞれ３つの項目から選べるような設問設定を行い、申込者に紐づけてデータを管理しました。データベースに記録されるので各パターンのメールテンプレートを作成することで参加前のリマインドメールの送信も作業負担を軽減することができました。

総会終了後に請求書の発行ができるようにしました！

⇒懇親会の参加者には後日請求書を発行したいというご要望。総会の終了後にお客様ご指定デザインの請求書を作成し、懇親会の参加者のみを抽出して送付することで請求作業の簡略化を実現させました。

ご利用になったQ-PASSの機能・オプション

＜基本機能＞
・Q-BUSINESS（申込者・来場者の管理システム）
・Q-ENTRY（入場時の受付システム）

＜オプション機能＞
・セミナー機能
・システム管理者派遣（イベント当日の受付システムのバックアップとして同席するオプション）
・カスタムオプション（請求書の発行）