2024/02/27

短い受付時間で当日飛び入り参加を受け入れつつ、スムーズに入場ができたワケ

イベント開催の目的：　　　　　商品発表・商談会
イベントを開催した会場：　　　貸しホール
イベントへの来場人数：　　　　約3,000名
イベントの実施期間：　　　　　平日３日間
イベントの実施形態：　　　　　オフラインのみ
イベントへの参加者：　　　　　業界関係者

イベントの概要

業界の関係者を招待して新商品の発表や商談を行うイベント。クオリティの高い演出空間で実際に最新の商品を触りながら商談が出来るイベントでQ-PASSをご利用頂きました。

　→招待する多くのお客様に短時間でスムーズに入場していただきたいというご要望。QRコード読取専用の受付を準備して、来場者の方が列に並ぶことなく受付を実施いたしました。来場証を忘れた方には専用の受付も多く準備することでご対応。どの列に並んでもその場で来場証を印刷してお渡しできるような運用としました。

　→重要なお客様が来場された際には担当の営業者をすぐにアテンドさせたいというご要望。あらかじめ申込者に担当者を紐づけておくことで、入場した時に来場通知が飛ぶように設定しました。

　→事前申し込みの無い方も来場させたいというご要望。情報の入っていないQRコードを事前に受付に準備して置き、登録のない方にはその場でお渡しし、スムーズな受付を実施しました。その後、商談会の終了後にお渡ししたQRコードに情報を登録することでデータを補完しました。

　→特定のお客様がすでに来られているかや、現在何人のお客様が来場しているかをリアルタイムで管理したいというご要望。受付用とは別にPCを用意し、管理画面でリアルタイムでの来場者数チェック体制を作りました。

＜基本機能＞

・Q-BUSINESS（申込者・来場者の管理システム）

・Q-ENTRY（入場時の受付システム）

＜オプション機能＞

・オリジナル来場証発行（申込者に発行する来場証のデザインを変更するオプション）
・受付機材レンタル（受付用のPC、ガンタイプのQRコードリーダーをレンタルするオプション）
・システム管理者派遣（イベント当日の受付システムのバックアップとして同席するオプション）

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