展示会や社内の周年記念行事、ファミリーセールやリクルートフェアなど、イベント当日の出欠確認は意外と手間がかかり、漏れやミスが起きやすい業務です。本記事では、こうしたイベント受付にQRコードを導入することで、出欠確認やその後の管理がどのように変わるのかを、具体的な現場の視点から解説します。

従来の出欠確認で起きやすい問題

イベント当日の出欠確認は、やってみると意外と大変なもの。受付では参加者の対応をしながら名前を確認し、同時に記録も残さなければなりません。人数が増えるほど作業は慌ただしくなり、「ちゃんと確認できているか」「後から見返せる形になっているか」が気になってきます。こうした状況では、誰が悪いわけでもなく、いつも同じようなところでつまずきやすくなることもあります。ここからは、そうした出欠確認で起きやすい問題を具体的に見ていきます。

手作業の出欠確認では、漏れや記録ミスが避けられない

手作業での出欠確認は、展示会や社内イベント、採用説明会など、現場の種類を問わず多くの受付で見られるやり方です。「名前を聞く→名簿を探す→チェックを入れる→次の参加者に対応する」の流れを短時間で何度も繰り返していると、確認したつもりでもチェックが抜けていたり、別の行に印を付けてしまったりすることがあります。

実際、受付が終わった後になって人数が合わなかったり、来場したはずの人が未参加扱いになっていたりして、後から確認に追われるケースは珍しくありません。これは誰かの不注意というより、受付で複数の作業を同時にこなしている以上、どうしても起きやすいことです。

受付が滞り、スタッフが現場対応に追われてしまう

手作業での出欠確認が続くと、次に起きやすいのが受付の滞りです。名簿を探すのに時間がかかったり、名前が見つからず確認に手間取ったりすると、その間に受付前に人がたまっていきます。列ができ始めると、スタッフは一人ひとりの対応に追われ、周囲を確認する余裕がなくなっていきます。

その結果、「並び方が分からない」「どこで受付すればいいのか」といった質問が増えたり、急きょ別のスタッフがフォローに入ったりと、想定していなかった現場対応が発生します。本来は落ち着いて対応できるはずの受付が、いつの間にか全体を回すこと自体に気を取られる状態になってしまうのです。

QRコードで出欠確認をすると何が変わるのか

ここまで読んで、「手作業でやっている限り、限界があるのかもしれない」と感じた人もいるかもしれません。最近は、出欠確認にQRコードを使うケースも増えてきましたが、実際に何がどう変わるのかは分かりにくいところです。ここでは、QRコードで出欠確認を行った場合、受付の動きやその後の管理がどう変わるのかを、現場の流れに沿って見ていきます。

QRコードを読み取るだけで、出欠がその場で記録される

QRコードを使った出欠確認では、参加者が提示したQRコードを読み取るだけで、その場で出欠が記録されます。受付での動きがシンプルになることで、これまで当たり前に発生していた作業が不要になります。

具体的には、次のような変化があります。
・名前を探したり、名簿を見比べたりする必要がなくなる
・確認と記録を同時に行うため、チェック漏れを気にしなくてよくなる
・受付の操作が一定になり、対応に迷う場面が減る

こうした変化によって、受付担当者は「次の人を止めないこと」や「列をさばくこと」に意識を取られにくくなります。出欠確認そのものに集中できるようになり、受付全体の流れも安定しやすくなります。

出欠確認後の集計や管理作業までまとめて楽になる

QRコードで出欠がその場で記録されると、受付が終わった後だけでなく、進行中の把握もしやすくなります。受付の途中でも、現在の参加人数や来場状況をリアルタイムで確認できるため、「今どのくらい来ているのか」を感覚ではなく数字で把握できます。

具体的には、次のような点で負担が減ります。
・現在の参加人数や出欠状況をリアルタイムで確認できる
・名簿を回さなくても、同じデータベースを見て来場状況を共有できる
・受付終了後は、そのまま集計済みの状態でデータを確認できる

これまで出欠確認は、受付担当だけが状況を把握しているケースも多く、周囲は「あと何人来るのか」を推測するしかありませんでした。QRコードを使えば、関係者全員が同じ情報を見ながら判断できるため、現場の動きや判断も揃えやすくなります。出欠確認をその場限りの作業で終わらせず、運営全体を支える情報として扱えるようになる点も、大きな変化の一つです。

QRコードを使っても失敗する出欠確認の例

ここまで読むと、「QRコードを使えば全部うまくいくのでは？」と感じたかもしれません。ただ、実際の現場では、QRコードを導入したからといって必ずしも出欠確認がスムーズにいくとは限りません。やり方や前提を間違えると、かえって混乱が増えてしまうケースもあります。ここでは、QRコードを使った出欠確認で起きがちな失敗例を、あらかじめ整理しておきます。

参加人数やイベント規模によっては、QRコードが向かないケース

QRコードでの出欠確認は便利ですが、すべてのイベントに最適というわけではありません。たとえば、参加人数が少ない場合は、紙の名簿で対応したほうが早いこともあります。受付に来る人が50人前後で、時間にも余裕があるようなケースでは、準備や設定を考えるとQRコードのメリットを感じにくいかもしれません。

規模が小さいイベントでは、「とにかく手早く終わらせたい」という判断がそのまま正解になることも多く、無理にQRコードを使わないほうがスムーズに回る場面もあります。

参加者のITリテラシーや事前準備が前提になるケース

QRコードで出欠確認を行う場合、参加者に事前にQRコードを用意してもらう必要があります。操作自体は難しくありませんが、スマートフォンの操作に慣れていない人が多いと、受付で説明が必要になる場面も出てきます。

また、イベントによってはQRコードを入場パスのように扱い、事前に印刷して持参してもらうケースもあります。その場合、印刷を忘れてきた参加者がいると、受付でその場対応が発生することもあります。仕組み自体は問題なくても、こうした細かな対応が積み重なると、受付に余計な手間がかかってしまう可能性があります。

QRコードを使うかどうかは、参加者の属性だけでなく、当日の運用やフォローがどこまで可能かも含めて考える必要があります。

通信環境や機材の準備が整っていないケース

QRコードで出欠確認を行う場合、読み取りに使う端末や通信環境の準備も前提になります。PCやタブレット、スマートフォンなど、どの端末で誰が読み取るのかを決めておかないと、当日になってから対応に迷うことがあります。

また、会場の通信環境が不安定だったり、そもそもネットワークが使えなかったりすると、想定していた運用ができないケースもあります。QRコード自体は用意できていても、読み取る側の環境が整っていないと、結局その場で別の方法に切り替える必要が出てきます。

QRコード出欠確認を使う場合は、受付の流れだけでなく、通信環境や機材を含めて当日きちんと回せるかどうかを、事前に確認しておくことが重要です。

まとめ

ここまで見てきたように、QRコードを使った出欠確認は、受付作業そのものだけでなく、その後の集計や管理まで含めて負担を減らせる方法です。一方で、すべてのイベントに向いているわけではなく、参加人数や参加者の属性、当日の運用体制によっては、かえって手間が増えてしまうケースもあります。

整理すると、QRコード出欠確認が効果を発揮しやすいのは、次のような条件がそろっている場合です。
・一定以上の参加人数があり、受付を止めずに回したい
・参加者がスマートフォン操作にある程度慣れている
・出欠情報をリアルタイムで共有し、その後の管理にも活かしたい
・通信環境や読み取り端末など、当日の運用を事前に準備できる

逆に、人数が少ないイベントや、その場での対応を最小限にしたい場合は、従来の方法のほうが合うこともあります。大切なのはQRコードを使うかどうかではなく、そのイベントに合った出欠確認の形を選べているかどうかです。

イベント管理システムQ-PASSは、ここまで整理してきたような条件を前提に、QRコード出欠確認を運用できる仕組みです。申込フォームと連動して入場用のQRコードを発行し、当日は読み取るだけで入場が完了します。来場状況はリアルタイムで確認でき、担当者への共有もスムーズに行えます。

また、初めてQRコード出欠確認を導入する場合でも、事前の設定や当日の運用で迷わないよう、オンラインや電話での導入サポート、必要に応じた当日対応の支援も行っています。「仕組みは用意できたが、現場で回らない」という状態を避けたい場合にも検討しやすい形です。

機能の詳細や画面イメージ、どのようなイベントに向いているかをまとめたサービス資料を無料で配布しています。自分たちのイベントにQRコード出欠確認が合うかどうかを判断する材料として、まずは資料をご確認ください。