GoogleフォームをQRコードにする手順

GoogleフォームはURLをそのままQRコードに変換するだけで申込フォームとして利用できます。特別な設定や追加ツールは不要で、数分あれば対応できます。

GoogleフォームのURLを確認する

まず、QRコード化したいGoogleフォームを開きます。画面右上に表示されている「公開」ボタンの左にあるリンクのマークをクリックすると、フォームにアクセスするためのURLが表示されるので、このURLをコピーしておきます。

QRコードを作成する

コピーしたURLをQRコード作成ツールに貼り付けることでQRコードを生成できます。QRコード作成ツールは様々なものがあるので、使いやすいものをご利用ください。

QRコード作成ツールの例：https://qr.quel.jp/

Googleフォームのページから直接QRコードの作成も可能

Google Chromeを使っている場合は、ページを開いた状態で右クリックすると「このページのQRコードを作成」という表示が表れます。この画像をダウンロードすることで、Googleフォームに遷移するためのQRコードとして使用することができるようになります。

QRコードを使った、少し工夫した活用方法

QRコードというと、チラシや掲示物に載せて申込フォームへ誘導する使い方が一般的です。ただ、イベントやセミナーの現場では、少し工夫するだけで運営がやりやすくなる場面もあります。ここでは、GoogleフォームをQRコード化したうえで実際に使われている、実務寄りの活用例をいくつか見ていきます。

表示場所ごとにQRコードを使い分ける

同じ申込フォームでも、QRコードを表示する場所ごとに分けておくという使い方があります。たとえば、Webサイト用・会場掲示用・投影スライド用といった形でQRコードを分けておくと、どこから申込があったのかを後から確認しやすくなります。フォーム自体は同じでもURLに簡単なパラメータを付けるだけで区別できるため、大がかりな設定は不要です。

スライドや進行の流れに合わせてQRコードを出す

QRコードを常に表示しておくのではなく、タイミングを区切って使う方法もあります。たとえば、セミナー冒頭では出さず、休憩前やセッションの切り替え時にだけQRコードを表示することで「今やること」として認識してもらいやすくなります。URLだけを表示すると、参加者にとっては『よく分からない文字列』として無意識に流されがちです。QRコードにすることで、『今ここでやること』として行動を促しやすくなります。

紙の案内を補足するためのQRコードとして使う

チラシや配布資料にすべての情報を載せきらず、「詳細はこちら」「最新情報はこちら」としてQRコードを添える使い方も有効です。イベント直前に内容が変わった場合でも、フォーム側を更新すれば対応できるため、印刷物を差し替える必要がありません。準備や修正が発生しやすいイベントでは、実務的なメリットがあります。また、チラシなどは紙面の面積が限られているため、紙面の制約を補う用途としても使えます。

スタッフ向けの共有用QRコードとして使う

QRコードは参加者向けの申込フォームだけでなく、運営スタッフ向けにも使えます。申込フォームのURLや関連ページをQRコードにして受付裏や控室に貼っておくことで、URLを探したり共有したりする手間を減らせます。小さな工夫ですが忙しくなりがちな当日のやり取りを少しだけ楽にする工夫です。

ただし、申込後や当日の管理まで含めて考え始めると、フォームとQRだけでは足りなくなる場面も出てきます。

GoogleフォームをQRコード化してもイベント運営の手間は減らない場合がある

GoogleフォームをQRコードにすることで、申込フォームへの導線は確かに整います。ただ、イベントやセミナーの運営全体を見渡すと、それだけでは手間があまり減らないと感じる場面も出てきます。これは、QRコードやGoogleフォームが悪いという話ではなく、そもそも担っている役割の違いによるものです。

セキュリティや情報管理の面で不安が残ることがある

Googleフォームは手軽に使える反面、イベント運営の文脈では情報管理の扱いに悩む場面もあります。申込者の氏名や連絡先といった個人情報を扱う場合、フォームのURLや回答へのアクセス権限をどこまで共有してよいか、現場ごとに判断が必要になります。

特に、複数のスタッフが関わるイベントでは、誰がどの情報を見られる状態なのかが分かりにくくなりがちです。結果として、念のために閲覧権限を絞りすぎたり、逆に共有しすぎてしまったりと、運用面での不安が残るケースもあります。H3：申込情報の管理や確認は手作業が残りやすい

フォームの項目設定が運営の要件に合わないことがある

Googleフォームは基本的な入力には十分対応できますが、イベント運営の要件によっては、項目設定に物足りなさを感じることもあります。たとえば、数値のみを入力させたい項目や、前の質問の選択肢によって表示内容を細かく分岐させたい場合、設定に工夫が必要になります。

また、申込後の情報をそのまま運営判断に使おうとすると、「この項目はもう少し制御したかった」「回答の形式を揃えたかった」といったズレが後から見えてくることもあります。フォームとしては問題なくても、運営で使う前提で考えると調整が難しい場面が出てきます。

Googleフォームの情報は当日の受付や運営には使いにくい

Googleフォームで取得できる情報は、「誰が申し込んだか」を把握するためのものです。一方で、イベント当日の受付や運営で必要になるのは、「誰が実際に来ているか」「今どのくらい集まっているか」といったリアルタイムの状況です。

申込フォームの回答一覧をそのまま見ても、当日の来場状況までは分かりません。そのため、受付では別途名簿を用意したり、チェック用の一覧を作ったりと、追加の対応が必要になります。

申込情報の管理や確認は手作業が残りやすい

申込フォームをQRコード化しても、申込後の管理や当日の確認作業が自動的に整理されるわけではありません。実際の現場では、Googleフォームの回答を開きながら照合したり、別の表に転記したりといった作業が発生しがちです。

結果として、申込はデジタルでも、運営の判断や確認は人の手に戻るケースが少なくありません。QRコード化は「申込まで」を楽にする工夫であって、「運営全体」を完結させる仕組みではない、という点は押さえておく必要があります。

申込フォームだけで足りるか運営全体で考えてみる

GoogleフォームをQRコード化することで申込フォームへの導線は確かに整います。準備も簡単で、申込管理が主な目的であれば十分に役立つ方法です。小規模なイベントや、当日の対応がシンプルなケースでは、この形で問題なく運用できることも多いでしょう。

一方で、イベントやセミナーの運営全体を見渡すと申込後や当日の対応まで含めて考える必要が出てくる場面もあります。来場状況の把握、関係者間での情報共有、入力内容の制御といった要素は、申込フォーム単体では担いきれない領域です。運営規模が大きくなるほど、こうした要素は少しずつ増えていきます。

ここで大切なのは、Googleフォームが向いていないという話ではなく、「申込のためのフォーム」と「イベント運営のための仕組み」は、もともと役割が異なるという点です。どこまでをフォームで対応し、どこから先を別の仕組みで補うのか。この線引きを整理するだけでも、運営の負担や迷いは大きく変わります。

申込だけで完結するイベントなのか、それとも当日の受付や管理まで含めて効率化したいのか。イベントに求めている範囲を一度整理してみると、必要なツールや仕組みも見えやすくなります。GoogleフォームとQRコードは、その判断をするための出発点として考えるのがちょうどよい位置づけです。

イベントの運営でGoogleフォームを利用している場合、イベント管理システムを併用するという選択肢もあります。たとえばQ-PASSでは、入力制限を柔軟に設定できるオリジナル申込フォームの作成に加え、回答された申込者情報を自動でデータベース化できます。入場用のQRコードを自動発行し、当日の受付を読み取りだけで完結させたり、条件を指定してメール配信を行ったりといった運営作業も一元的に管理できます。

申込から当日運営までを含めて整理したい場合の具体的な選択肢として、機能の詳細や画面イメージをまとめたサービス資料を無料で配布しています。イベント運営の進め方を検討する材料として、参考にしていただければと思います。