イベント会場が全国に散らばっていても混乱なく申込者と来場者を管理できたワケ

イベント開催の目的：　　　　　新製品の発表会と基調講演
イベントを開催した会場：　　　全国7都市の貸しホール
イベントへの来場人数：　　　　各会場で200名程度
イベントの実施期間：　　　　　平日1日間×7会場
イベントの実施形態：　　　　　オフライン
イベントへの参加者：　　　　　一般のユーザー（参加費：無料）

イベントの概要

企業が主催する新商品の発表会を兼ねてDXに関する基調講演を行うイベント。全国7会場を順番に巡り開催されたイベントの申込管理にてQ-PASSをご利用いただきました。

お客様の課題・お悩み

• 約4カ月にわたり全国7会場で開催される展示会セミナーの申込を一括管理したい
• 参加者に資料を見てもらいたい（メールでPDFを送りたい）
• 各会場での機材のセッティングもお願いしたい

Q-PASSが提案した内容・成果

各会場への申込を１つのデータベースにまとめて運用しました

→長期間で複数会場で実施するので、各会場への申込者を１つにまとめて管理を簡単にさせたいというご要望。
申込者のデータベースを１つ作り、そこに全会場の申込者を集約しました。どの申込者がどの会場に参加するのかを紐づけて記録することで、案内メールの送信や絞り込み検索などが容易になり、管理工数が大幅に削減されました。Q-PASSのデータベース利用期間は6か月間まで基本料金内でのご案内となるので、4か月と長期の開催期間でも基本料金でご利用いただくことができます。

資料のPDFがダウンロードできるURLをメールで一斉に配布しました

→申込者に対して、事前に資料をPDF形式でメールで送付したいというご要望。
資料のPDFをQ-PASSにアップロードしていただき、その資料にアクセスできるURLを発行。Q-PASSからの一斉送信メールにURLを貼り付けて送ることで、すべての申込者に一括で配布することができました。

全会場にシステム管理者を派遣し、機材のセッティングを代行しました

→各会場で使用する受付機材のセッティングをしてほしいというご要望。
南は沖縄から北は仙台まで、広く開催されるイベントでしたが、各会場にシステム管理者を派遣。受付機器の接続や当日スタッフへの使い方レクチャーなどをさせて頂き、最後までトラブルなく運営することができました。

ご利用になったQ-PASSの機能・オプション

＜基本機能＞
・Q-BUSINESS（申込者・来場者の管理システム）
・Q-ENTRY（入場時の受付システム）

＜オプション機能＞
・セミナー設定（セミナーの開催時間や講師の情報を登録し、イベントへの申込とは別に申込を管理できるオプション）
・受付時色分け機能（視認性の高いデザインで受付時に来場者の情報を受付画面に表示することができる機能）
・システム設定代行（システムへの設定をお客様のご希望通りに代わりに設定させて頂くオプション）
・システム管理者派遣（イベント当日の受付システムのバックアップとして同席するオプション）