出展者管理の面倒はこれで解決！申込や書類管理を圧倒的にラクにするQ-PASSの新機能とは

複数の企業や団体に出展者としてご参加いただく展示会やEXPOの開催を予定しているお客様に向けて、Q-PASSではコミュニケーションを一元化しシンプルに情報管理ができる出展者管理機能を新しくリリース！出展者の情報管理におけるお悩みを解決します。この記事では、どんなことができるようになったかをご紹介します。

＼ 出展も来場もイベント管理はQ-PASSにお任せ！ ／

出展者管理機能とは？

何を管理できるのか？

大規模な展示会やEXPOを開催する場合、複数の企業や団体からの出展が発生します。主催企業は出展の申し込みを受け付けることとなりますが、この管理が非常に煩雑。

出展するブースのサイズに始まり、電源の数やテーブルなどの備品、お昼ご飯の手配といったオプションメニューの登録。車両証や消防関連の書類集めなどなど、様々な経路でいろいろな種類の情報が主催企業のもとに集まってきます。

これらの情報を1つのシステムで一元管理し、出展者とのコミュニケーションを集約することができるのが、今回ご紹介するQ-PASSの「出展者管理機能」となります。

主催者の手間を削減するメリット

大規模な展示会やEXPOを開催する企業にとっては、大規模な会場を抑えて出展者を募って、来場者を集めて…と業務が詰まっていることが多いでしょう。ただでさえ忙しい開催者にとって、出展者からの書類の締め切りをリマインドしたり、オプション申込みに不備がないかをチェックしたりするのは難しい。

そういった面倒な作業をすべてDXで解決することで、最も重要な出展者の募集と来場者集めにすべてのリソースを使うことができるようになるのが、Q-PASS出展者管理機能の最大のメリットとなっております。

さらに、出展者にとってもメリットがたくさん。メールや複数のフォームにまたがった主催者とのコミュニケーションも不要となり、すべての情報が１つのシステム上で受け取ることができるようになります。出展者の満足度向上は展示会を継続していくうえで非常に重要な要素のひとつです。

出展者管理を劇的に変える4つの情報管理機能

ここからは、Q-PASSの出展者管理機能について、具体的な機能をご紹介していきます。

出展者の情報管理

出展者が自ら申し込める専用フォームを簡単に作成することができます。申込フォームは入力形式や入力制限なども自由に設定することができるので、出展者にとってストレスのないフォームを作成することができます。

さらに、申し込まれた情報は自動で出展者データベースに蓄積されていくので、条件を付けての検索や申込情報を基にしたメールの送信なども可能。会場の案内や出店時の注意などのリマインド作業が劇的に改善されます。

オプションメニュー申込

展示会やEXPOへの出展においてよくあるのがオプションメニューの設定。必要な電源の数やいす・テーブルなどの備品類、事前設営など、多岐にわたる項目を準備されている場合が多いですが、これらのExcelで一つ一つまとめて管理しているとデータの抜け漏れや当日手配できていなかった！などということにもつながります。

Q-PASSでは出展者それぞれに開設するマイページ上でオプションメニューの表示が可能。そこから申し込みを受け付けることもできます。さらに、メニューごとに申込期間や金額、個数を設定することができるので、提供できるオプションメニューの幅を広げていくことにもつながります。

必要書類の提出管理

出展者マイページを介して、出展に必要な各種書類を収集することも可能です。マイページ上に必要書類のテンプレートをアップロードすることで、出展者側はそのテンプレートをダウンロード。記入済みの書類を再度アップロードしてもらうことで、煩雑になりがちな書類のやり取りがオンライン上で簡単に解決できます。

提出書類にはそれぞれに提出期間を設定することも可能なので提出遅れを防ぐことができ、出展者一覧で提出状況を確認することもできるのでリマインドメールなども簡単に送信することができます。マイページを介したやり取りで完結できるので、送信先間違いなども発生せず情報リスクも削減することができます。

各種申請の受付

オプションや書類以外にも、各種申請を受け付けることができます。例えば、会期後の出展者懇親会への参加有無であったり、出展者内で投票を行って出展商品のグランプリを決めるといったことが可能です。

もちろん、この申請も出展者マイページで受け付けることができるので、当日ブースで聞いて回ったり、別途フォームを作って回答してもらう必要もなし！出展者情報と紐づけた状態で情報を一元管理することができるようになります。

ブースでの来場チェックインも搭載！

ビジネス系のイベントでよくあるのが、来場者のうち、ブースに訪れた参加者の情報を読み取って保存したいというご要望。Q-PASSの出展者管理機能なら、スマホアプリを使用してブースごとのチェックインも可能です。

来場者が持つ来場用のQRコードをブースごとに読み込むことで、来場者の情報をブースごとに来場データとして保存することが可能です。さらに、保存する来場者データには営業担当のメモ書きや、別途行うことができるアンケートの結果なども紐づけることが可能。その後の商談やアフターフォローにつなげることができます。

ご利用までの流れ

Q-PASSはご契約から最短３日で申込フォームを公開することが可能！お急ぎの方でも安心してご検討いただくことができます。

まずはお問い合わせフォームよりお問い合わせください。営業担当が画面デモを使用して機能の詳細をご案内いたします。ご希望であれば１か月間のテストアカウントの発行も可能なので、使用感をお試しいただくこともできます。

機能にご納得いただけましたら、必要なオプションをお選びいただきお見積もりを作成いたします。内容に問題がなければご契約となります。

ご契約後は担当者からアカウントにアクセスするためのIDとパスワードをお送りします。それをもってログインしていただき、申込期間やマイページの内容といったイベントの設定を行っていきます。操作については担当者がしっかりサポート。イベント当日に思わぬトラブルが起きないように、電話やオンラインレクチャーを無料で実施しております。

各種設定が完了したら、申込フォームをオープンしてご利用スタート。申込荒れた情報は自動で出たベース化されていくので、そこで情報の確認や活用をすることができるようになっていきます。（CSVデータを使って一括でアップロードを行うこともできます）

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出展者管理機能でスムーズな展示会運営を実現！

展示会やEXPOの運営で、出展者とのやり取りや情報管理が煩雑で負担に感じていた主催者の方も多いのではないでしょうか。Q-PASSの出展者管理機能は、申込フォームからオプション申込、必要書類の管理、各種申請受付、さらにはブース来場者のチェックインまで、すべてをオンラインで一元管理できるサービスです。

こうした機能により、主催者は面倒な事務作業から解放され、リソースを「出展者の満足度向上」や「来場者集客」といった本来注力すべき領域に集中できます。そして、出展者にとっても、情報提出や申込がストレスなく進められ、結果的にイベント全体の質が向上することにもつながってきます。

「運営のムダをなくし、イベントの成果を最大化したい」とお考えでしたら、Q-PASSの出展者管理機能がぴったり。ぜひ一度、デモでその便利さをご確認ください。展示会の運営が、スマートで、もっと効果的なものに変わるはずです。

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