【ここを見るべし】自社展示会の開催におすすめな来場者管理システム5選

この記事では、自社商品の展示会やプライベートショーなど、取引先のお客様や一般のお客様を招待して開かれる展示会イベントの運営を効率化するための「来場者管理システム」のおすすめ５選とその選び方をご紹介します。ぜひ後悔しない来場者管理システム選びのために、20年以上に渡って業界を走ってきた弊社がおすすめするシステムをご参考ください。

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目次

■ 来場者管理システムとは？
■ 自社展示会における来場者管理システムのメリット
■ 来場者管理システムを選ぶときのポイント
■ おすすめの来場者管理システム5選
　・おすすめ①：イベント来場者管理システム Q-PASS（株式会社コプロシステム）
　・おすすめ②：イーベ！（株式会社フラッグシステム）
　・おすすめ③：KOSAIDO NEXT（株式会社広済堂ネクスト）
　・おすすめ④：展示会受付.com（株式会社システムフォワード）
　・おすすめ⑤：SHANON MARKETING PLATFORM（株式会社シャノン）
■ おすすめの来場者管理システムまとめ

来場者管理システムとは？

「来場者管理システム」とは、あらゆるイベントを開催するうえで必須となる申込・来場者の管理を一つのシステム内で完結させることができるサービスです。

申込フォームを作成し、その申込フォームで申し込みを集めることでシステムが自動で参加者のデータベースを作成！申込者には自動で来場用のQRコードが発行されるので、それを受付で読み込むことで入場のチェックインを行うことができます。

他にも、申込者に対してメールを一斉送信したり、有料イベントであればその決済を行ったりと、イベントへの申込者に対するあらゆる管理業務を一つのシステム上で行えるというのが、来場者管理システムです。

自社展示会における来場者管理システムのメリット

①顧客リスト管理の手間を大幅に削減！

来場者管理システムを使用することで、これまで手作業やExcelで行ってきた顧客リストの管理をまるごとDX化することが可能。申し込みがあるたびに専用のファイルに転記したり、毎朝決まった時間にコピー&ペーストで申込情報を記録したり…そういった業務は来場者管理システムを利用することで、大幅な時短と作業ミスの削減を図ることができます。

②参加者の立場や興味関心が事前に把握できて営業ロスを減らせる！

来場者管理システムでは申込フォームを作成することが可能。申込フォームでは、自由な項目を設定することができるので、役職や業種、興味のある製品カテゴリなどを聞き取っておくことができます。聞き取った情報を当日の受付で来場パスに反映させることで、会場内での営業活動を効率化し、リードの獲得や商談のアポ取りがスムーズになります。

③当日の受付混雑を大幅に緩和できる！

イベントの受付は来場者の満足度を左右する大事なポイント。来場者管理システムを使うことで、来場者が提示したQRコードを読み込むだけでチェックインが可能になります。来場者の名刺を集めたり、記名をしてもらうことなく入場してもらうことができるので、受付の混雑を大幅に緩和することができます。さらに、QRコードを読み込むだけなので当日急遽集まったスタッフでも、マニュアル無しでミスなく操作することができます。

④参加予定者へのリマインドで参加率アップ！

来場者管理システムでは申込者に対してメールを配信する機能が付いています。特定の企業の方のみや、特定の役職の方のみなど、申込フォームで聞き取った情報に合わせて絞り込みの配信も可能。1週間前、3日前、前日、当日と複数回リマインドメールを配信することで、展示会への来場率をアップさせることができます。

⑤アンケートで展示会の改善ポイントが見える！

来場者管理システムでは申込者のデータベースに紐づける形でアンケートの実施も可能。アンケートは、イベント会場でスマホアプリを使って回答したり、URLとしてメール文内に設置して回答したりすることができます。意外と見え辛い来場者の意見ですが、会場の出口で満足度アンケートへの回答を依頼したり、申し込んだけど来場しなかった人を抽出してメールでキャンセルした理由を聞くアンケートを送ることでよりよい展示会の開催に向けたブラッシュアップを行うことができます。

来場者管理がもたらすメリット

来場者管理システムを利用することで、申込者の管理や来場者の受付といった管理業務だけでなく、営業活動の効率化・集客効果のアップ・展示会の改善など、様々なメリットがあります。100名以上の方の参加が見込まれる展示会・イベントを開催する際には、検討してみてはいかがでしょうか？

＼ 誰でも使える？操作する画面はどんな感じ？ ／

来場者管理システムを選ぶときのポイント

使いやすさ

まず、来場者管理システムを選ぶうえで重要なのは使いやすさです。展示会などでは、受付のスタッフは当日集めた社内の人や外部の派遣スタッフなどが一般的。操作が複雑だと、受付が混雑してしまったり、見たいデータがすぐに出てこなかったりします。システムを選ぶ際には、実際にイベント会場で使うことを想像しながら、当日のスタッフが使いやすいか？ということを考えて選ぶことをおすすめします。

個人情報管理の安全性

申込者の個人情報をデータベース化するので、セキュリティ体制は非常に重要です。特に、取引先のお客様などの情報は重要な社内の資産ですので、個人情報を扱う上で重要なPマークやISMS認証といったセキュリティ要件を満たしているかも忘れずに確認しましょう。

コストパフォーマンス

費用対効果が見合っているかも確認しましょう。来場者管理システムの効果としては、管理業務の時間を削減したり、展示会への来場者数を増やしたり、リードの獲得を行ったりすることにあります。安ければその分だけ機能が足りなかったりして満足のいく効果を得られないことがあります。逆に、様々なイベントに対応することができる高価なシステムでは、開催予定のイベントでは不要な機能が付いていたりするので、必要な機能と価格のバランスを確認しましょう。

サポート体制

システムを利用するうえで、どんなサポートが受けられるかもあらかじめ確認しておきましょう。来場者管理システムで期待したいサポートは大きく分けて2種類、「システム面でのサポート」と「当日会場でのサポート」です。システムの操作レクチャーや設定代行といったサポートはもちろんのこと、イベント当日もサポートの範囲内に入っているかは重要です。当日トラブルや操作方法がわからないといったアクシデントが起こると、受付ができずに展示会の開催に致命的なダメージになりかねません。当日の会場でのサポート体制も検討時に確認しておきましょう。

おすすめの来場者管理システム5選

おすすめ①：イベント来場者管理システム Q-PASS（株式会社コプロシステム）

基本機能

Q-PASSは、リアルなイベントの開催に強い来場者管理システムです。申込フォームの作成や入場用QRコードの自動発行、リマインドメールの自動送信といった基本機能はもちろん完備。 さらに、専用のスマホプリを使った入場受付、特定来場者の受付時の通知機能、受付での入場パスの発行、イベントの中での行動に応じてポイントを付与・消費させるアクションポイント機能など、展示会を含めたリアルイベントの開催で役立つ機能を豊富にそろえています。 サポートに関しても、システムの設定代行やイベント当日のバックアップ要員としての管理者派遣など、充実の体制で安心してイベント運営に専念できる環境をご提供しています。

特徴

大きな特徴として、自社開発のシステムならではの柔軟なカスタマイズ性も挙げられます。展示会を含めたイベントはどれも似ているようで、それぞれに違った特徴や差があるもの。そういった細かなご要望にも柔軟に対応可能です。 さらに、イベント用の特設サイトの制作やイベント資材の管理・発送、申込者からの問合せ対応を行う窓口業務の代行など、イベント開催における周辺業務もまるごと任せられます。

どんなイベントでおすすめ？

自社展示会・商談会、大規模展示会、講演会・セミナー、社内行事、学園祭、就職説明会、記者会見

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おすすめ②：イーベ！（株式会社フラッグシステム）

（参考：イーベ！公式Webサイト）

基本機能

小規模シンプルな機能だけが必要なイベントにおすすめの来場者管理システム。QRコード受付、申込者・入退場管理、告知ページ・申込フォーム作成、一斉・個別メール配信、決済機能連携、参加後アンケートなど、イベントの開催に必要な機能が一通りそろっています。イベント当日はQRコードを読み取るだけで受付することができます。 クレジットカードやコンビニ、PayPayなど豊富な決済方法に対応しており、決済手数料の発生はナシ。有料イベント開催時の集金も可能です。

特徴

全機能が30日間無料で試せるお試し期間が存在。実際に使用する際の価格自体も他のシステムと比較して安く、価格面においては非常に使い勝手が良いシステムです。

どんなイベントでおすすめ？

小規模なセミナー、懇親会、会社説明会、学園祭

おすすめ③：KOSAIDO NEXT（株式会社広済堂ネクスト）

（参考：KOSAIDO NEXT 公式Webサイト）

基本機能

展示会などの大規模なイベントに強い来場者管理システム。申込フォーム・CSVデータのアップロードなどで事前登録を行い、受付用のQRコードを送付。当日はスマホアプリ、QRコードリーダーで読み込むことで入場受付を行うことができます。 安心のセキュリティ体制や当日の運営サポートなど、安定した運営を行うことができます。

特徴

イベント周辺業務も対応可能。招待状の制作・発送や、LPの制作、ウェブ広告での集客などのイベントを開催するうえで発生する様々な業務を代行することができます。事務局なども設置が可能なので、お客様からの問合せの対応も安心です。

どんなイベントでおすすめ？

展示会、限定イベント、BtoBイベント、就活イベント、式典、セミナー・講演会

おすすめ④：展示会受付.com（株式会社システムフォワード）

（参考：展示会受付.com 公式Webサイト）

基本機能

大規模な展示会から小規模のセミナーまで、様々なイベントの受付がQRコードで簡単にできるクラウドサービス。招待者への受付用QRコードの送信や、Webフォームからの来場の申し込み、会場での入退場の受付や来場者の管理ができます。セミナーの予約やブースでの受付なども可能なので、より大規模な展示会の開催において強みを持っています。 個人情報やデータ保護のために、様々な角度からセキュリティ対策を施しており、サーバへの侵入を検知し、外部からの攻撃をブロックするIDS/IPS機能やWAFを搭載。万全なセキュリティ体制でイベントの開催ができます。

特徴

「AI名刺読み取り機能」や、商品の伝票登録と管理ができる「簡易伝票登録システム」など、展示会に特化した機能が豊富にそろっているのが特徴。サービス名通り展示会に強いシステムです。

どんなイベントでおすすめ？

展示会・見本市、商談会、セミナー・講演会、式典や総会、就活イベント、ファミリーセール

おすすめ⑤：SHANON MARKETING PLATFORM（株式会社シャノン）

（参考：SHANON MARKETING PLATFORM 公式Webサイト）

基本機能

よりマーケティングという観点の機能に特化した来場者管理システム。イベントの申込から来場者管理、アフターフォローまでを一元管理できます。リアル・オンライン開催はもちろん、ハイブリッド形式での開催にも対応。 出展者との提出書類のやり取りや管理もシステム内で可能。属性情報や来場・資料ダウンロードなどの行動履歴は、リアルでもオンラインでも一元管理・共有でき、細かなデータ分析でイベント後の効果的なマーケティング活動をサポートしてくれます。

特徴

オンラインでのイベントも可能。メタバースなどのバーチャル展示会を開催することができるので、遠方の方の参加や、より企業のイメージを反映させたバーチャルブースの出展などを行うことができます。

どんなイベントでおすすめ？

展示会、プライベートショー、講演会、表彰式

おすすめの来場者管理システムまとめ

自社展示会を開催するにあたって、管理業務や営業活動を効率化するための来場者管理システムをご紹介しました。自社展示会は新しい商品や、強くお勧めしたい商品をお客様に実際に手に取っていただき、直接お話をすることができる貴重な場。せっかく開催するなら、面倒な管理業務は全てDX化し、最も重要な来場者とのコミュニケーションを大事にするべきだと考えます。

システムの導入には費用も掛かりますが、料金体系によっては一件の受注を生むことができれば費用対効果を十分に見込める価格帯かと思いますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか？

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