ビジネスイベントの集客が上手くいかない？試してほしい方法５選

イベントを開催するときの失敗として、「スタッフの不手際があった」「用意していたものが揃っていない」「お客さんが楽しんでくれない」などがありますが、「お客さんが集まらない」というイベントへの集客における失敗はひときわ大きいでしょう。企画・運営者にとって、集客は重要なお仕事。そこで今回はそんなイベント集客について考え方とその方法をご紹介します。

目次

■ イベント集客の重要性と基本概念
■ 成功するイベント集客のために決めること
　・イベントを開催する目的の設定
　・イベントに来て欲しい人の設定
　・イベントへの集客アイデア出し
　・見落としがちな申込フォーム
■ ５つの主な集客方法とそのコツ
　・イベント専用サイトの活用
　・SNSを活用した集客
　・プレスリリースを活用した集客
　・自社メディアを活用した集客
　・メールマガジンを活用した集客
　・紙DMを活用した集客
■ イベント集客成功事例
　・事例①「プライベートショー」
　・事例②「セミナー」
■ イベントが終ったあとも次回への仕掛けを作る
　・参加者アンケート
　・参加者へのお礼メール
　・次回イベントへの誘導戦略
■ まとめ
■ イベントの申込者管理を解決するツール 『Q-PASS』

イベント集客の重要性と基本概念

セミナーや新商品発表会などのイベントは、会社の知名度をアップさせ新たな接点を生み出すことができるので、事業を成長させていくうえで欠かせません。ただ、そのイベントがどれだけ魅力的であっても集客ができずに来場者が少なければその効果を半減させてしまいます。ここからはイベント集客における前準備と、具体的な集客方法とコツについて解説していきます。

成功するイベント集客のために決めること

イベントを開催する目的の設定

まずはイベント自体の開催目的について考えていきましょう。目的によって必要な集客方法も変わってきます。

ビジネスイベントは大きく分けて、「新しい顧客の獲得（未顧客向け）」と「お客様とのコミュニケーション（既存顧客向け）」の２つの側面を持っています。もちろん、どちらか一方のみが参加するというイベントもあれば、入り交じって開催されるイベントなど様々あります。誰向けのどんなイベントなのか？という目的をしっかりと定めることが集客を始める前のコツです。

さらに、イベントの内容も重要です。イベントに来てくれた人に対して、情報を提供するのか、体験を提供するのか、試供品や新商品を提供するのか、どんなメリットがあるのかを固めましょう。これによって集客で訴求する内容が決まり、より具体的なアイデア出しが出来るようになってきます。キャッチコピーなんかも決めておけると集客のアイデアがさらに考えやすくなります。

イベントに来て欲しい人の設定

目的と一緒に決めるのが、そのイベントに来て欲しい人＝集客の対象者です。年代や性別、居住エリアなどのデモグラフィック属性でどんな人に来て欲しいかを考えましょう。また、未顧客・既存顧客によっても集客方法が変わってきます。例えば、未顧客であればSNSやプレスリリースなどといった幅広く見せる手法が必要となりますし、既存顧客であればメールマガジンや自社メディアによる手法が使えます。イベントに来て欲しい人に合わせて集客方法を考えていきましょう。

イベントへの集客アイデア出し

どんなイベントを誰に対して実施するのか？ということが運営者側で固めたら、具体的な集客アイデアを考えていきましょう。具体的な集客方法はこのあとご紹介しますが、その中にどんな情報や訴求文を組み込むかはイベンターのアイデア次第です。参加してほしい人にどんな訴求が刺さるか？イベントの一番のウリはなにか？を考えてみましょう。

見落としがちな申込フォーム

ここから主な集客方法についてご紹介しますが、その前に見落としがちな申込フォームについて解説します。現在開催されるイベントの多くはWeb上の申込フォームを経由して申し込みを行うケースが多いと思います。この申込フォームが意外と集客のコツで、申込フォームの通過率によってイベント参加者の数が大きく変わってきます。

現在は無料ツールなどで簡単に申込フォームが作れるようになっていますが、無料のツールだとイベントの雰囲気が出せなかったり、参加に必要な情報を簡単に聞き取れる形式に出来なかったり、登録された情報をいちいち手動でデータベースに転記する必要があったりします。イベントへの参加者が多くいる場合や集客に予算をかける場合などは有料ツールの導入がおススメです。ストレスフリーな申込フォームを作ったり、申込者の管理をカンタンにするためにも、イベント来場者管理システム Q-PASSを活用してみてはいかがでしょうか。

５つの主な集客方法とそのコツ

イベント専用サイトの活用

まずはイベント専用サイトを活用した集客です。イベント専用サイトとは、イベントの内容を記載した集客用の特設サイトのことを指します。イベントの規模にもよりますが、一般の方が多く参加される場合やコンテンツがたくさん用意されているイベントの場合には準備しておいた方が良いでしょう。

役割としては、様々な集客方法で集めた人たちを一度サイトを経由してイベントの魅力を紹介し、そこから申込フォームに進んでもらいます。過去にイベントを開催したことがある場合には、その会場の模様や参加者の様子をサイトに入れ込むことも集客をうまくするコツの1つです。訪問者が具体的にイベントの内容をイメージすることができるので、申込数だけでなく参加者数にも影響を与えることが期待できます。

Q-PASSではイベント専用サイトの製作も承っています。お客様のイベントの雰囲気にあったサイト作りで集客を強力にバックアップ。もちろん、Q-PASSで作成した申込フォームを内蔵させることもできるので面倒な調整も一切不要！すでにあるイベント専用サイトの更新・リニューアルも可能ですので、お気軽にご相談ください。

SNSを活用した集客

SNSを活用した集客方法のメリットは手軽さと拡散力にあります。イベントに興味がある人が情報を拡散し、そこから更なる広がりを持たせることができます。ビジネス系のイベントであれば、Facebookを使うのが最も定番な集客方法ですが、X（旧Twitter）やInstagramなどでもイベントの内容や商材によっては活用できます。

Facebook	中～高年齢層のビジネスマンがビジネスモードで見ることが多いSNS。ビジネス色の強いイベントや新たな商談を生み出したいイベントなどの集客にはもっとも適している。 例）セミナー、展示会など
X （旧Twitter）	趣味や興味関心で固まる”クラスタ”が形成されやすいSNS。1人の拡散がクラスタ全体に広まり、バズりやすいので見せ方や表現にコツが必要。 例）一般参加型展示会など
Instagram	ユーザー間での強い結びつがきあるSNS。友達の投稿やインフルエンサーの投稿がユーザーにダイレクトに届くので、リファラル的な広がり方をする。 例）新商品発表会など

SNSはを活用した集客方法には、通常の投稿のほかに広告出稿もあります。SNS広告では年齢や地域といったユーザーの情報を指定しての配信が可能なので、参加してほしい人にピンポイントに配信を行うことができます。Facebookなどは比較的安い金額（数千円）から利用することができるので、試してみるのもよいでしょう。

プレスリリースを活用した集客

革新的な商品の発表や、珍しい体験ができるイベントの場合はぜひプレスリリースを活用してみましょう。プレスリリースとはマスコミに対してイベントのお知らせを送るイメージですが、今ではPR TIMESやドリームニュースといったネットメディアを活用する方法が一般的です。そういったネットメディアに掲載されることでそのほかのニュースサイトや情報ポータルにリンクが拡散されることになり、有力なメディアの目に留まれば強烈な集客インパクトを起こすことができます。

即効性のある集客方法ではありませんが、企業のブランディングとしての側面もあるので少し珍しいイベントを開催される場合にはこの方法も検討してみましょう。業界初や最新技術といった要素をきちんと伝えることが集客に向けたプレスリリース文を書く際のコツです。

自社メディアを活用した集客

企業サイトや商品のブランドサイトがある場合はそこのブログやニュースなどのオウンドメディアでもしっかりと告知を行って集客導線を作っておきましょう。一つ目にご紹介した専用サイトを作るほどではない場合でも、ブログやニュースでイベントの内容を説明してあげることで疑似的なイベントサイトとして集客方法の一つとして活用可能です。

すでに企業やブランドを知っている場合にしかみられることが無いのでそこまで大きな集客効果は見込めませんが、「イベントを開催した」という積極的な活動の報告としても機能します。お金のかかる集客方法ではないので、ぜひ取り入れてみてください。

メールマガジンを活用した集客

既存顧客に向けたメールマガジンも有効な集客方法です。オウンドメディア同様に、お金のかかる方法ではないので、積極的に取り入れていきましょう。メールマガジンを配信する場合には、配信頻度と中身が重要です。

配信頻度については、イベント開催の一週間前、3日前、前日などの間隔で配信するイメージです。飛込参加ありのイベントであれば、イベント当日のメール配信も有効です。意外と効果が高かったりするので、余裕があればぜひ当日配信も検討してみてください。

メールの内容ですが、基本的にメールは開かれたとしても上部しか見られません。本文内で色々イベントの内容を紹介することはもちろん必要ですが、メール配信のコツは”大事なことは最初に書く”というものです。サイトへの導線や参加申込ボタンは必ずメールの最初に配置するようにしましょう。

紙DMを活用した集客

メールマガジンに似た集客方法ですが、現物として残るDMの方が訴求力は高いです。デジタルの制約に縛られずに自由なデザインを作ることができるので、イベントの雰囲気やブランドのイメージを100%反映できるのが魅力ですね。

紙DMの強みはイベントの告知のチラシだけでなく、招待状という形でも配信できるのがポイントです。高級感のある招待状というだけで特別感があり目を引きます。重要な取引先や来賓が参加するイベントの場合にはそれらの方に絞って送付してみてもよいのではないでしょうか？

紙DMを活用した集客方法の欠点としては、デザインや印刷といった手間がかかる方法であるということです。社内にデザイナーがいないと外注する必要が発生し、印刷会社との調整や管理で工数が増えてしまいます。最近ではCanvaなどを使うことで誰でもデザイン作業が出来るようになりましたが、それでも綺麗なデザインを作ったり、印刷のことまで考慮に入れてデザインを作るのは難しいことにかわりありません。

Q-PASSではこういった招待状などの紙DMの製作も承っております。招待状に受付用のQRコードを個別に印刷し送付し、受け取った方はその招待状をイベント会場に持ってくるだけで受付ができたりするので、特別感を演出したい場合にはぜひご検討ください！

イベント集客成功事例

ここからは実際に弊社がサポートさせていただいたイベントにおける集客の成功事例についてご紹介いたします。

事例①「プライベートショー」

事例②「セミナー」

イベントが終わったあとも次回への仕掛けを作る

イベントが終わったあとも気が抜けません。次のイベントの集客のために仕掛けを作っておくことが大切です。ここではイベントが終わったあとに使える集客方法とコツについてご紹介します。

参加者アンケート

まずは参加者アンケートです。これを取得するコツとして、大きく２つの視点を持ちましょう。

①参加者の満足度を調査する
まずはイベントに参加してくれた人に対する満足度調査を行いましょう。単純に「受付はスムーズだったか？」「司会進行は上手かったか？」「説明はわかりやすかったか？」などについて五段階評価で満足度を集めたり、「どこが良かったか？」「どこが良くなかったか？」などの自由記述回答を集めましょう。
これらの回答は次回のイベントのブラッシュアップに使えます。「この部分の評価が悪かったから次回はここを改善しよう」というアイデア出しや、「今回の満足度は3.6だったので、次回は4を目指そう」といった定量的なKPIとしても使用することができます。

②イベントの広告として使用する
アンケートに関するもう一つの視点は、アンケート結果をイベントの広告として利用する、という視点です。例えば、「参加者の満足度4.5/5.0」や「イベントに参加したお客様の声」としてアンケート結果を次のイベントの広告要素として集客に活用することもできます。アンケート結果の活用も視野に入れながら、アンケートの設問を作っておきましょう。

参加者へのお礼メール

イベントに参加してくれた人へのお礼メールも欠かせません。イベント開催の当日中、もしくは翌日の午前中など、できるだけ早いタイミングでお礼メールを送ってあげましょう。イベント後すぐに送る場合と2,3日経った後に送る場合を比べると、メールの開封やリンクのクリックなどの反応が大きく変わってきます。

注意点として、イベント後すぐに送るためには事前の準備が必要です。イベント開催前にはメールの本文を作成しておき、チェックも済ませてあとは参加者を抽出して配信するだけの状態にしておきましょう。イベント後は何かとバタバタしがちなので、イベント後にメールを作ろうとするとだいたい遅れてしまいます。

次回イベントへの誘導戦略

ここはお礼メールの文面の工夫になります。直近で次回のイベントの開催が決まっている場合には、その告知もお礼メールの中でしましょう。ただ、単純に開催日程や場所を伝えるだけでなく、告知には特別オファーを含めることをお勧めします。

「○○イベントにご参加いただいた方限定で次回のイベント優先入場」や「このメール経由でお申込みいただいた方には特別ノベルティプレゼント」などは参加者に対して特別感を出してくれます。有料イベントの場合には限定クーポンなどもつけてあげると継続参加に繋がりやすくなります。ポイントは「○○イベントに参加された方限定」感を強く打ち出すことです。

まとめ

イベント集客の成功には、イベント自体の魅力だけでなく、ターゲットに合わせたアプローチや方法選びが大切です。まず、イベントの目的を明確にしましょう。目的がはっきりすると、ターゲットに響くキャッチコピーやプロモーションの方向性も決まりやすくなると思います。

次に、集客したい人の設定が重要です。年齢や性別、地域といった属性を考え、未顧客や既存顧客ごとに適した方法を選びましょう。たとえば、未顧客にはSNSやプレスリリースを使って広く情報を届け、既存顧客にはメールマガジンや自社サイトを活用するなど、ターゲットに合った手段を選ぶことが成功のポイントです。

最後に、イベントが終わった後も次回への集客につながる工夫を忘れずに。アンケートで参加者の満足度を調べたり、お礼メールで次回の案内をしたりすることで、イベントの成果を次につなげることができます。

これらのポイントを押さえて、イベントの集客を成功させましょう！

イベントの申込者管理を解決するツール 『Q-PASS』

記事の中でもご紹介した通り、イベントへの集客で様々な手法を駆使しても、結局受け皿となる申込フォームがうまくできていないとそこで離脱してしまって集客効果がなくなってしまいます。GoogleやMicrosoftなどが提供している無料でフォームを作成できるサービスもたくさんありますが、たくさんの来場者を集めたいならば、有料のシステムではありますが、イベント申込者管理に特化したシステムの『Q-PASS』がおススメです。

おすすめポイント①「誰でも簡単に申し込みフォームが作れる」

『Q-PASS』は誰でも使えることを目的に、シンプルな操作性を重視して開発しています。システムの中でイベントへの申込フォームを作ることができますが、好きな項目を入れ込んだオリジナルの申込フォームをマウスだけで作ることができるので、普段あまり触れられていない方でも簡単に作ることができるようになっています。

おすすめポイント②「記入制限機能でストレスフリー」

意外と重要なのが、記入制限機能です。例えば、半角数字しか入らないようにしたり、文字数制限を掛けたりといったことが可能になっているので、離脱の原因となる申込者が記入間違いの訂正を行う手間を省くことができます。他にも、もちろん選択肢形式で設問を作ったり、他設問の回答内容に紐づけて選択肢を表示させることもできるので、イベントへの参加に必要な情報をストレスなく集めることができるようになっています。

おススメポイント③「自動で申込者のデータベースが出来上がる」

申し込みフォームに入力された参加者の情報は自動でデータベース化されます。もちろん、重複申し込みを検知することもできるので同一アドレスでの複数申し込みをはじくことが可能です。データベース化された情報はCSVファイルで出力したり、対象者を抽出してメール配信を行ったりすることができます。参加者だけにお礼メールを送りたい場合でも安心です。