【Q-PASS活用術】イベント受付のイレギュラー対応と対策（前編）

　これまでにQ-PASSではプライベートカンファレンスや展示会、周年記念イベント、学会、オープンキャンパスなど…種類そして大小様々なイベントでご導入いただいて参りました。

　また、弊社スタッフもシステム管理者としてイベント当日のサポートに入らせていただくことが多いということもあり、この実績を活かして当日受付をよりスムーズかつ便利にご利用いただけるよう機能のアップデートを重ねてきました。

　そこで、今回は当日受付の中でも「イレギュラーでよく起こる対応」に焦点を当てて、事例や対策についてご紹介していきたいと思います。

目次

・イベント当日受付で起こるイレギュラー対応とは？
・登録情報を元に検索を行い受付する
・会場にプリンターを用意しその場で来場証を印刷する

イベント当日受付で起こるイレギュラー対応とは？

　Q-PASSを使った通常の受付フローは、事前にメールで配信された来場証(QRコード)を印刷して持参、もしくはスマートフォンで表示をして当日受付で提示いただく必要があります。

　ここでイレギュラー対応が発生する場面としては「来場証(QRコード)を持っていない方が来場されたとき」です。具体的には以下のような方が考えられます。

① 事前申込は行い来場証(QRコード)を入手していたが当日持参せず来場された方
② 事前申込をしておらず当日飛び込みで来場された方
③ 事前申込された方の代わりに代理で来場された方

　このようなイレギュラー対応が必要な方が来場された場合、Q-PASSがどのように活用できるかをご説明していきます。

登録情報を元に検索を行い受付する

　Q-BUSINESS(管理画面)では申込者の全データが管理されているため、氏名や会社名など登録されている情報を元に検索し個人を特定することができます。

　この機能を活用することで「申込はしたけどQRコードを持っていない」という①の方を受付することができます。

　まずは受付で氏名や会社名を伺い、もしくは名刺をお預かりし、その情報をQ-BUSINESSで検索をかけ、該当の方が表示されたら受付ボタンを押します。

　この手順だけでQRコードを読み取った時と同様に入場時間が打刻され、問題なく受付を済ませることができます。

　なお、この検索機能は部分一致検索やメールアドレスなど氏名や会社名以外の登録されている情報でも検索が可能です。細かい部分ですが、通常受付よりも時間がかかるイレギュラー受付。スピーディーに対応しないと気が付けば長蛇の列…なんてことも。

　確認が取れた情報だけを素早く入力してスムーズに受付を行うためには、妥協できないポイントだと思います。

　その他、事前にできる対策としては、申込の段階で漢字氏名だけでなくカナ入力も行うことで、口頭で登録情報を伺った場合でも検索しやすくするという方法もあります。

会場にプリンターを用意しその場で来場証を印刷する

　QRコードを使用する場面が来場時だけであれば、始めにご紹介した検索からの受付で対応できますが、会場内で行われているセミナーの受付や展示ブースの受付などでもQRコードを利用する際には、参加者全員がQRコードを持っている必要があります。

　また、参加者の目印として来場証を身に付けることを必須としているイベントも多いことから、来場証を持参されなかった方への対策として会場にプリンターを用意する方法が一番多く取り入れられています。

　この方法は基本的にQ-BUSINESS(管理画面)を扱うことができる受付スタッフが印刷をし、参加者へお渡しする方法が一般的ですが、参加者ご自身でマイページへログインし印刷してもらうという方法を実施したイベントもありました。

　しかし、この場合マイページへのログインパスワードを忘れてしまっている方も多くいらっしゃるため、イベントによっては運用が難しいかもしれません。プリンターを用意することで、よりストレスレスな受付が実現できるかと思います。

次回の後編では、今回の活用法対する「プラスαの対応」について、更に実践的な部分をご紹介していきます！