【Q-PASS活用術】イベント受付のイレギュラー対応と対策（後編）

　「イベント受付のイレギュラー対応と対策（前編）」では、イベントの当日受付の中でよく起こるイレギュラー対応時の一般的なQ-PASS活用方法をご紹介いたしました。

　そこでは、よく起こるイレギュラー対応とし、来場証(QRコード)を持っていない方が来場された場合、具体的には以下のような方が考えられるとお伝えいたしました。

① 事前申込は行い来場証(QRコード)を入手していたが当日持参せず来場された方
② 事前申込をしておらず当日飛び込みで来場された方
③ 事前申込された方の代わりに代理で来場された方

　後編となる今回は、一見受付のフローが煩雑になりそうなご来場者の受付に際しても、イベントの「更なるホスピタリティ向上」に繋がるQ-PASSのご利用方法をご紹介させていただきます。

目次

・空QRコード発行機能を使って当日飛び込み参加の方もスムーズに受付
・受付時ラベルプリンター出力機能で当日受付でも必要な情報は見える化、来場者も一目でわかりやすく

空QRコード発行機能を使って当日飛び込み参加の方もスムーズに受付

　先ほど挙げたよくあるイレギュラー対応の②と③に共通するのが「来場者ご本人の申込データ」が受付時には登録されていないこと。そのため、事務局側で申込情報を検索し、来場証を発行する方法が使えません。

　事前登録に使用していた申込フォームを当日まで開いておき、会場に用意した登録用PCやご自身のスマートフォンを使って当日登録してもらう、という方法もよくあるケースですが、飛び込み参加が多く見込まれる場合には「空QRコード発行機能」が活用いただけます。

　この機能は登録情報の紐づかない空のQRコード付き来場証を発行することができる機能です。

　受付ではこの空QRコード付き来場証をお渡しし、それと引き換えに名刺など登録の代わりになる情報を受け取ります。そして名刺には空QRコードの番号を控えておき、イベント終了後に氏名等の来場者情報を空QRコードの番号と対応する形でQ-BUSINESS(管理画面)へ取り込むことで、飛び込み参加の方の情報も一元管理することができます。

　事前に想定人数分の空QRコード付き来場証を印刷し受付に控えておけば、当日は来場証をお渡しするだけ。待ち時間を大幅に削減し、来場者の入力の手間も省くことができます。

受付時ラベルプリンター出力機能で当日受付でも必要な情報は見える化、来場者も一目でわかりやすく

　空QRコード発行機能では個人情報は後々の登録となるため、来場者にお渡しする際には氏名や会社名の記載がない状態となります。

　営業担当者のために来場者の氏名や会社名は全員分かるようにしておきたい…というような場合に活用いただけるのが「受付時ラベルプリンター出力機能」です。

　この機能は受付スタッフがその場でQ-BUSINESS(管理画面)に必要な情報を入力、発行されたQRコードを読み取ると同時にラベルプリンターが起動し、必要事項が記載されたラベルが出力される、という機能です。

　ラベルの印字内容や位置は事前にご要望に応じて設定することが可能なため、氏名・会社名・QRコードだけに限定して出力するということもできます。

　また、来場証の台紙を用意し、来場者ごとの情報をラベルで対応することで、当日飛び込み参加の方でも、事前申し込みの方と同じデザインで来場証を発行するという運用も可能となります。

　たくさんの方がご来場されるイベントでは、来場証にお名前や会社名が明記してあることや来場証のデザイン統一により一目でご来場者であることがわかることが運営スタッフの負担削減にもつながります。ラベル出力にかかる時間も5秒程度なので、お客様もお待たせすることなく、かつスタッフ側でもお役立ていただけるのではないかと考えています。

　なお、この「受付時ラベルプリンター出力機能」はQ-BUSINESSに登録されている情報に追加や修正が必要な、先に挙げた①～③のどのイレギュラーパターンでも対応することができます。

　前編・後編に渡り事例を交えてQ-PASSを使ったイベント受付時のイレギュラー対応方法をご紹介してきましたが、イベントによって運用方法は様々あります。

　まずは内容をお伺いし、最適な方法をご提案させていただきますのでお気軽にお問合せください！