【Q-PASS活用術】これからの時代の入場管理術

　今回は、リアルな場でのイベントにスポットを当て、これからの時代に合わせたQ-PASS活用のポイントをご紹介したいと思います。

目次

・申込フォームで事前に情報を取得する
・非接触での受付を実現する

申込フォームで事前に情報を取得する

　各種感染対策ガイドラインにて、感染者発生時の感染経路特定のため、来場者にはWEBでの事前登録をすること、事前登録時には氏名・住所・連絡先などの個人情報を登録することが対策として挙げられていました。

　現在は厳密な対策は必要ないかもしれませんが、この動きはこれからのスタンダードになってくるでしょう。

　これまでは、イベント開催後にもタッチポイントを持つために必要な情報のみ（例えば氏名とメールアドレスのみ）登録してもらえればよいと考えていたイベントでも、細かく個人情報を取得しておく必要があるかもしれません。

　Q-PASSではベーシック機能として、氏名・会社名・部署名・電話番号や生年月日まで13項目の個人情報の取得が可能になっています。どの情報を取得するかは、イベントごとに設定ができます。

　入力時のサポート機能として、郵便番号による自動住所入力や、メールアドレスの確認用入力欄、ドメインチェックなども取り揃えているため、申込者の入力間違いを最小限に抑えることが可能です。

　また、「個人情報に関する取扱い」もイベントごとに自由に記載することができるため、各種感染対策ガイドラインをもとに内容を編集することもできます。その時々にあった内容で申込時に承諾を取ることができますので、情報を取得する側も入力されるお申込者様も安心して情報を扱うことができるようになります。

　他にも、入場料などが発生するイベントの場合には、事前決済の対応が可能です。決済方法は請求書もクレジットカードもお選びいただけますので、イベントに合った決済方法を設定してください。

非接触での受付を実現する

　イベント当日には、全体の来場人数や個々人の来場有無を把握するために、受付対応が今まで以上に欠かせなくなってきます。

　Q-PASSでは、来場証に表示されたQRコードをリーダーで読み込むことで受付を実施します。

　これまでは受付のスタッフがQRコードリーダーを持って受付対応する場合がほとんどでしたが、専用の据え置き型リーダーを設置して来場者自身でQRコードの読み取りを行うことで、来場者とスタッフが接触することなく受付することも可能です。

　また、専用リーダーではなくとも、スマートフォンやタブレット端末を用いて受付用スマートフォンアプリ「Q-MOBILE」を活用し、QRカメラによる同様の受付方法を行うことができます。

　いずれの場合も、機器のリース対応も可能です。もちろん、ご予算や自社で保有されている端末などの状況に応じ対応可能ですので、まずはご相談ください。

　非接触での受付によって、来場者とスタッフの接触を減らすだけでなく、そもそも会場スタッフを減らすこともでき、「密」の回避にもつながります。イベント会場での不安を取り除く施策の1つとしてご検討いただくとよいかと思います。

　このように、来場管理システムを導入することで、ベーシックな機能のご利用だけでもイベント会場での来場者との接触を最小限に抑えることができますので、ぜひご活用ください。

　コロナ前後でイベントに必要とされることも変わってきています。

　コプロシステムでは、来場者も運営側も、互いに安心して参加できるイベントが開催できるよう今後も機能追加等の検討を進めてまいりますので、展示会やイベントでの来場管理をご検討中の方は、是非コプロシステムにご相談ください！

　お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡いただければと思います。

（参考）
COVID-19関連のお知らせ | 日本展示会協会 | 日展協　　2020年9月18日閲覧
スポーツイベント開催・実施時の感染防止策チェックリスト | 消費者庁　　2020年9月18日閲覧