2020/07/31

【Q-PASS活用術】イベントに適したアンケートを取得・活用するには？

　イベント・セミナー・展示会等の来場管理において、比較的高い頻度で利用される「アンケート」

　イベントのフィードバックや、展示された商品やサービスへの感想等、主催者側にとっては貴重な情報となります。

　しかし、イベント実施後の分析、有効活用という点においてはその他の情報と同様に取得後の精査が手付かずとなってしまう、次回の開催に上手く活かされないといったお声が多いのも現状です。

　原因として、その多くが「集計の煩雑さ」や「申込情報との紐付け作業の手間」など、結果として来場管理と紐付かないアンケート方式となってしまっている可能性も考えられます。

　今回は「顧客情報に基づいたアンケートの取得法」とその活用法について触れたいと思います。

申込フォームであらかじめアンケートをとる

　アンケート実施のタイミングは主に2つに区分けされます。

① イベント実施前の「事前アンケート」
② イベント実施後の「事後アンケート」

　実施のタイミングによって、設問項目の特徴は変わってきますが、まずは「事前アンケート」について事例を踏まえながらご紹介します。

イベント概要：業務効率化をテーマとしたカンファレンス
対象者： 経営者、人事労務、総務、財務、経理、法務などの方
実施方法：カンファレンスお申込み項目内に設問設置

　様々な業種の方をターゲットとしている為、申込者のセグメント分けに一苦労しそうな内容です。設問では、申込者がどんな業種に従事しているのかという点や、業種ごとのお困り事をヒアリングしています。実際に事前アンケートとして実施された内容は下記の通りとなります。

Q1　あなたの業種を教えてください　
回答方式：プルダウン（単数回答）　回答選択肢：IT、メディア、商社など全23項目

Q2 あなたの職種を教えてください
回答方式：プルダウン（単数回答）　回答選択肢：経営、営業、人事など全10項目

Q3 　御社の働き方改革への取り組み状況を教えて下さい。
回答方式：プルダウン（単数回答）　回答選択肢：「取り組んでいるが課題有」など全 4項目

Q4　　御社の改革を行うにあたり課題に感じていることを教えてください　
回答方式：チェックボックス（複数回答）　回答選択肢：「予算が無い」など全６項目

　設問内容を確認すると、業界、業種のセグメントに加え、取り組み状況や課題などが主催者側で把握しやすいような導線となっていますね。

　実はこのカンファレンスでは「ビジネスマッチング」もプログラムに組み込まれており、事前に申し込み者の詳細情報を把握しておくことで、後のプログラム構成に活かす仕組みとなっています。

　このアンケートは、お名前や会社名などといった申込項目を管理するフォームの中に組み込まれているという点がポイントです。

　申込の段階で、来場者情報に紐づいたアンケートを実施することでヒアリングの為にわざわざアンケートを実施せずとも必要な情報を収集することが可能です。

　このような運用方法を用いることで、申込情報とアンケート情報が一つのデータベースで完結し、主催者側の管理業務が大幅に軽減されることが見込まれます。

事後アンケートのよくあるケース

　では「事後アンケート」ではいかがでしょうか？

　事前アンケートの場合、申込情報と一体化させ組み込むことが可能でしたが、事後に行う場合は様々な課題が浮かんできます。方法に関しては「紙」なのか「web」なのか、取得した情報はどのようにして来場者情報に紐付けるか等、多くの選択肢が発生してくることと思います。

　みなさんはイベント会場で行われる「事後アンケート」で下記のようなパターンを体験されたことはないでしょうか？

・会場出口付近にアンケートブースが設置。紙やタブレット等で回答
・受付等で配られる資料の中にアンケート用紙が同封されており、そこからの回答

　まだまだ紙を使った事後アンケートが実施されるケースも少なくないのですが、近年タブレットなどでアンケートを取得するケースも増えてきています。

　しかし、方法をデジタル化しただけで、来場管理システムとは別のアンケートシステムやアプリでの取得というパターンも多く、アンケート回収後、紙同様に来場者情報との紐付け作業を行っている主催者も多く存在します。

　上記のような運用では、イベント後の集計業務に多くの人を割く必要があると同時に、回答者側にも、申込時に一度打ち込みが済んでいる個人情報を再度入れ込んで頂く工数が発生します。それでは最も重要な「回答率アップ」には、なかなか繋げにくくなってしまいます。