来賓ひとりひとりに個別に対応しても、全員がスムーズに入場できたワケ

イベント開催の目的：　　　　　取引先関係会社への説明会
イベントを開催した会場：　　　会社のイベントホール
イベントへの来場人数：　　　　約500名
イベントの実施期間：　　　　　平日１日
イベントの実施形態：　　　　　オフラインのみ
イベントへの参加者：　　　　　既存招待者リスト（無料）
Q-PASS導入までの準備期間： 　2か月

イベントの概要

重要な取引先企業の役員の方々を招いての会社方針説明会を開催。国内外問わず幅広い参加者が集まり、英語を話すお客様への個別対応や、トラブルなどで来場者を絶対にお待たせしてはいけないイベントにてQ-PASSをご利用いただきました。

お客様の課題・お悩み

• 短い受付時間でスムーズに入場させたい
• お客様が入場時に、すぐに担当者をアテンドしたい
• 特別な対応が必要なお客様を受付時に判別したい
• 企業のブランドイメージに合わせたシステムを使いたい

Q-PASSが提案した内容・成果

QRコードを使って一秒受付を実現させました

　QRコードの読み込みによる入場受付で、短時間でのスムーズな入場を実現。受付時の操作も簡単で、当日に行った30分の事前レクチャーで担当スタッフの方に操作方法をお伝えさせていただきました。来場証をお忘れの方に対しては別の受付にて頂戴したお名前とお名刺ですぐに受付の処理ができる体制を準備しておりました。

来場通知機能で、お客様の来場に合わせて担当者へメール自動送信しました

　事前に登録したお客様が入場された際に担当者へメールが飛ぶ設定を行いました。これによってリアルタイムで通知が飛び、お客様をお待たせすることなく担当者のアテンドをすることができるようになりました。

色分け機能を使って誰が受付担当になってもすぐに判別できるような体制を作りました

　色分け機能を使用し、受付時にお客様区分を受付画面に文字と色で表示。多くの人数をスピーディに捌く必要のある現場においても一瞬で認識できるUIとなっているので、漏れなく特別対応が必要なお客様を判断し個別のご案内をすることができるようになりました

来場証のデザインを変更して企業イメージを全面に出したデザインにしました

　オリジナル来場証デザインをご利用いただき、入場に必要なQRコードが表示される来場証をオリジナルデザインに変更。企業様のロゴやブラドカラーに合わせて設定させていただきました。また、参加に必要な情報を入力する申し込みフォームのデザインも無料で変更が可能ですので、お客様のご要望に合わせて変更させて頂きました。

ご利用になったQ-PASSの機能・オプション

＜基本機能＞

・Q-BUSINESS（申込者・来場者の管理システム）
・Q-ENTRY（入場時の受付システム）

＜オプション機能＞

・受付機材レンタル（受付用のPC、ガンタイプのQRコードリーダー）
・オリジナル来場証（受付で読み込むQRコード付来場証のデザイン変更するオプション）
・システム設定代行（Q-PASSの設定を代わりに実施するオプション）
・システム管理者派遣（イベント当日の受付システムのバックアップとして同席するオプション）