初心者でも安心！イベント受付業務をスムーズに進める方法

「なんか受付の手際が悪くて印象が良くなかったなぁ」「全然スムーズに進まなくて中に入るまでにえらい時間がかかったよ」訪れたイベントの受付でこんな経験はありませんか？

イベントにおける受付は、参加者にとってイベント全体における第一印象となるため、思っている以上にインパクトが大きい業務です。ここでつまずいてしまうと、全体の評価を左右することになってしまいかねません。

そこで今回はスムーズで効率的な受付を行うためのポイントについて解説していきたいと思います！様々なお客様のイベントに参加し、全国のイベントへ市場調査をしてきたQ-PASS運営だからこそわかる『ココが重要！ポイント』をご紹介しますので、ぜひ最後までお付き合いください！

目次

■ イベント受付業務の基本とは？
　・イベント受付の役割と重要性
　・スタッフの配置と役割分担
■ 受付業務を効率化する方法
　・システムを活用した効率化
　・業務の手順と管理方法
■ イベントへの参加者対応のポイント
　・イベントスタッフの服装
　・受付スタッフのマナー：名刺
　・受付スタッフのマナー：言葉遣い
　・スムーズな参加者対応のコツ
　・トラブル対応の方法
■ 初心者でも安心なイベント受付の準備
　・事前準備とリハーサル
　・イベント当日の流れと注意点
■ QRコードで業務を効率化！Q-PASSならではの機能

イベント受付業務の基本とは？

イベント受付の役割と重要性

イベントの受付はイベント全体の印象を大きく左右します。

受付スタッフは参加者に最初に接触する役割を担い、参加者がイベントに対して抱く期待感や信頼感を形成する重要なポジションです。受付がスムーズで感じが良ければ、参加者はイベント全体に対してポジティブな印象を持ちやすくなります。

逆に、受付が混乱していたり、スタッフの対応が不親切だったりすると、参加者の期待値は一気に下がってしまいます。せっかく準備してきたイベントが入り口の時点でネガティブな印象を持たれてしまってはもったいないですよね？そのため、受付業務は単なる手続きの場ではなく、参加者に対する「おもてなし」の場でもあるのです。

スタッフの配置と役割分担

受付業務を円滑に進めるためには、スタッフの適切な配置と役割分担が不可欠です。例えば、受付には受付担当者、案内担当者、トラブル対応担当者などの役割を設定し、それぞれの担当者が自分の役割をしっかりと理解していることが重要です。

また、事前にリハーサルを行い、各スタッフが自分の役割を確実にこなせるように準備しておくことも大切です。特に大型イベントでは、参加者が一斉に押し寄せることが予想されるため、受付の流れをシミュレーションし、スムーズな対応ができるようにしておくことが求められます。

受付業務の基本を押さえることで、参加者にとって快適なイベント体験を提供できることは間違いありません。次のセクションでは、具体的な受付業務の効率化方法について詳しく見ていきましょう。

受付業務を効率化する方法

イベント受付の印象を良くするためには、スタッフの配置と役割分担が重要というのは先述の通りですが、アルバイトスタッフなどを採用する場合にはスタッフの教育や準備というのもなかなか大変です。

できるだけ手がかからないように、イベントの受付業務を効率化するにはどのようにすればよいのでしょうか？

システムを活用した効率化

まず、一つ目に挙げられるのは『イベント来場者管理システム』を導入することです。『イベント来場者管理システム』を導入することで、どんなスタッフでも当日の準備だけでイベントの受付業務をスムーズに行うことができるようになります。

『イベント来場者管理システム』を使うと、申込フォームを作成し、そこに登録された申込者の情報を自動でデータベース化して管理することができるようになります。データベースに登録された申込者には、個別に払い出されたＱＲコード付き来場証を自動メールで送付することが可能。来場者はそのＱＲコードをイベントの受付に提示することで、システムが自動で来場者を判別し来場者として登録することができます。

つまり、イベントの受付スタッフは来場者が提示したＱＲコードをＱＲコードリーダーで読み込むだけでＯＫ！開催当日の朝の操作レクチャーだけで誰でもスムーズに受付業務を行うことができるようになります。

もちろん、イベント開催後には来場者のリストをシステムからダウンロードすることも可能です。

業務の手順と管理方法

受付業務を効率化するためには、受付対応だけでなく、その前後も含めた明確な手順と管理方法を設定することも重要です。まず、受付業務の流れを詳細にマニュアル化し、スタッフ全員に共有します。このマニュアルには、受付開始から終了までの手順、各スタッフの役割分担、およびトラブル発生時の対応方法を明記しておきます。

次に、事前にリハーサルを行い、実際の流れをシミュレーションします。これにより、各スタッフが自分の役割を理解し、スムーズに業務を遂行できるようになります。また、リハーサルを通じて不明点や問題点を洗い出し、改善策を講じることができます。

受付が開始されたら、受付業務の進行状況をリアルタイムで把握できるようにして必要に応じて調整を行います。例えば、受付が混雑している場合には、追加のスタッフを配置したり、受付の流れを一時的に変更するなどの柔軟な対応が求められます。こうした対応を迅速に行うためには、事前に緊急連絡体制を整えておくことが重要です。

さらに、受付終了後には、業務の振り返りを行い、次回のイベントに向けた改善点を洗い出します。スタッフからのフィードバックを収集し、マニュアルの改訂やシステムの見直しを行うことで、次回のイベント受付業務をより効率的かつスムーズに行うことができるようになるでしょう。

このように、システムの活用と明確な手順・管理方法の設定を組み合わせることで、イベント受付業務を大幅に効率化することが可能です。これにより、スタッフの負担を軽減し、来場者に対してもスムーズで気持ちの良い受付体験を提供することができるでしょう。

イベントへの参加者対応のポイント

続いて、イベント受付における参加者対応の細かなポイントをご紹介します。改めて、受付はイベント全体の満足度を左右する重要なパートです。受付業務の完遂だけでなく、細かな部分まで気を配りましょう。

イベントスタッフの服装

受付スタッフは基本的に個性を出すものではなく、統一感のある服装が好まれる傾向にあります。一般消費者が参加するようなイベントではおそろいのTシャツなどのユニフォーム、ビジネスシーンである展示会イベントなどではスーツのようなフォーマルな服装を推奨します。働き方改革が進み、最近は展示会でもスーツを着ている出展者はほとんど見かけなくなりました。ただし、そういったイベントでも受付スタッフはまだまだスーツを着ていることが多いので、受付スタッフの服装としてはスーツが望ましいのが現実です。

受付スタッフのマナー：名刺

イベント受付ではスタッフの服装以外にマナーにも気を配りたいところ。名刺を扱う必要がある場合には、以下のようなルールに注意しましょう。

・両手を添えて受け取る
・会社名や氏名の部分に指を重ねない
・複数人の名刺を同時に受け取った場合は、名刺の向きを揃えて置く

受付スタッフのマナー：言葉遣い

また、言葉遣いにも注意が必要です。特に、ビジネスシーンのイベントでは敬語を徹底し、基本的なお名前や会社名などを間違えないようにしましょう。こういった場合でも、『イベント来場者管理システム』を活用することで、QRコード読み込み時に申込者のお名前が表示されるのでトラブルを避けることができます。

スムーズな参加者対応のコツ

スムーズな参加者対応を行うために、以下のような準備もしておくと安心です。

1. 明確な案内表示
参加者が迷わないように、会場内外に案内表示をしっかりと設置します。特に受付場所やトイレの位置など、基本的な情報は大きくわかりやすい場所に掲示しましょう。全体図はスタッフ各員が持ち歩くことも必要です。誰がいつ応対しても同じ回答が出せるように準備をしておきましょう。

2. 参加者リストの事前確認とリスト全体の把握
参加者リストを事前に確認し、名前や所属などを正確に把握しておきます。これにより、受付時の混乱を避けることができます。システムを活用することで「いま受付をした人は誰か？」はすぐにわかりますが、参加者全体で見てどんな人たちがいるかを事前に共有しておくことも大事です。

3. スタッフ間のコミュニケーション
無線機やメッセージアプリを活用して、受付スタッフ間で迅速に情報を共有します。これにより、問題が発生した際にもスムーズに対応できます。会場が広い場合や、来賓のお客様が参加される場合などは要注意。受付スタッフを含めたスタッフ全体の連携をとって対応に当たりましょう。

トラブル対応の方法

どれだけ準備をしても、イベントにはトラブルというものはつきものです。トラブルが発生した際には、スタッフそれぞれが冷静かつ迅速に対応することが求められます。具体的には以下のようなポイントを押さえておくと良いでしょう。

1. 冷静な対応
当然のお話ですが、突然のトラブルに直面した際にはまず冷静になることが重要です。パニックにならず、落ち着いて状況を把握しましょう。トラブルシューティング用のマニュアルの内容やどこに保管してあるかをイベントスタッフに十分に周知ができていれば余裕も生まれます。

2. 明確な指示
イベントの参加者に対して明確かつ丁寧な指示を出します。例えば、何か問題が発生した場合には「少々お待ちください」と声をかけ、次の対応策を考えます。あやふやな回答や、スタッフごとに回答が違うといったことがあるとさらなるトラブルを招くので注意が必要です。

3. 問題解決の手順をマニュアル化
よくあるトラブルに対する対応策を事前にマニュアル化しておくと、スタッフが迅速に対処できます。例えば、よくありがちなのは受付で登録情報の誤りや参加者の名前が見つからない場合。そういった場合の対処法などを具体的に記載しておきます。

4. 参加者の満足度を重視
参加者が不快な思いをしないよう、常に笑顔で対応し、問題解決のために最善を尽くします。例えば、待たせてしまう場合は「お待たせして申し訳ございません」と丁寧にお詫びすることが大切です。

以上のポイントを押さえることで、参加者にとって快適でスムーズなイベント体験を提供することができます。受付業務はイベントの第一印象を決定づける重要な役割を果たしますので、しっかりと準備し、心を込めて対応しましょう。

初心者でも安心なイベント受付の準備

ここからは、今までの情報をまとめつつ、イベント初心者でも受付業務スムーズに行うための流れを解説します。

事前準備とリハーサル

イベント受付の成功は事前準備にかかっています。まず、受付で必要となる物品リストを作成し、忘れ物がないようにしましょう。リストには受付台、名札、ペン、参加者リスト、ガイドブック、イベント会場の案内掲示物などが含まれます。

また、事前にスタッフ全員がそれぞれの役割を理解し、スムーズに業務を遂行できるようにリハーサルを行うことが重要です。このリハーサルでは、受付の流れや参加者への対応方法、イベント会場でのトラブル発生時の対処法を全員で確認します。

イベント当日の流れと注意点

イベント当日は、受付開始時間よりも早めに現地に到着し、準備を整えます。参加者がスムーズに受付を済ませられるよう、受付台を整理整頓し、必要な物品をすぐに取り出せる状態にしておきましょう。

また、参加者の質問や要望に迅速に対応できるよう、受付マニュアルを用意しておくと安心です。マニュアルには、イベントの基本情報や組織体系、緊急連絡先、受付時のトラブルシューティングガイドなどを含めておきましょう。イベントの受付スタッフは常に笑顔で、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

さらに、イベントの受付業務を円滑に進めるためには、システムの活用も有効です。例えば、オンラインで事前登録を行い、受付時にQRコードをスキャンすることで、参加者の確認作業を簡略化できます。このようなシステムを導入することで、受付の待ち時間を短縮し、参加者にとって快適な体験を提供することが可能です。

最後に、受付業務が終了した後も気を抜かず、後片付けや忘れ物の確認を行いましょう。イベントが成功裏に終わるためには、受付スタッフの協力と細やかな気配りが欠かせません。また、連日の開催の場合は個人情報の含まれた物品の保管は徹底しましょう。

以上のポイントを押さえれば、初心者でも安心してイベント受付の準備を進めることができるでしょう。

QRコードで業務を効率化！Q-PASSならではの機能

弊社のご提供する『イベント来場者管理システム  Q-PASS』では、記事内でご紹介した基本的な機能以外にもイベントの効率化や開催の幅を広げる豊富な機能をご用意しています。

よくご利用いただく機能として、「来場者通知メール機能」や「ラベルシール発行機能」、「受付時色分け機能」などが人気です。

「来場者通知メール機能」
申込者に対してあらかじめ担当者を紐づけておくことでその申込者がQRコードを読み込んだ際に自動でメールで通知を送信することができる機能。取引先のお客様や来賓のゲストが参加されるイベントなど、すぐにアテンドが必要な場面でよくご利用いただきます。

「ラベルシール発行機能」
申込者が受付でQRコードを読み込んだ際に、接続したプリンターから申込者の情報が印字されたラベルシールを受付けのその場で印刷することができます。名前や所属を開示する必要がある交流会イベントやマッチングイベントなどでよくご利用いただきます。

「受付時色分け機能」
申込者にあらかじめ属性を設定しておくことで、QRコードを読み込んだ際の受付画面にその属性に設定した色を表示させることができます。一般や取引先、プレスなど様々な属性のお客様が来場し、それぞれに受付での対応を分ける必要があるイベントなどでよくご利用いただきます。

これら以外にもたくさんの機能を実装していますが、必要な機能を必要な分だけカスタマイズしてご利用いただくことが可能なので、費用を抑えながらあらゆるイベントシーンでご利用いただけます。

もちろん、サポート体制も万全。システムの設定代行や当日の受付バックアップ、イベント全体の問合せ事務局業務の代行などをも承っておりますので、お気軽にご相談ください。