【事前チェック推奨】はじめての展示会運営で起こりがちなトラブル9選！

　自社の商品や最新技術を来場者の方に見てもらうために開催する展示会。新しい顧客との接点が出来たり、既存の取引先企業との関係性が強まったり、貴重な商談が生まれる可能性もあったりと、展示会にはリアルな接点ならではの魅力が詰まっています。

　今回は、展示会を運営する中で気を付けておきたいトラブルとその対処法についてまとめました。20年以上展示会の現場をサポートさせていただいてきたQ-PASSならではのポイントをご紹介します！

目次

・はじめての展示会運営！でもトラブルが心配…
　∟理想の展示会ってどんなもの？
　∟展示会にはトラブルがつきもの？
・開催前のトラブル
・開催中のトラブル
・開催後のトラブル
・トラブルを無くしてスムーズな展示会を！

はじめての展示会運営！でもトラブルが心配…

理想の展示会ってどんなもの？

　そもそもなぜ企業は多額の費用と大きな労力を払ってまで展示会を開くのでしょうか？ずばり、消費者やユーザーと直接触れ合えるということがその最大の理由になります。

　前述した通り、展示会はリアルな接点を持つことができる貴重な場です。実際の商品やサービスを体験してもらったり、取引のある企業の担当者に最新技術を紹介したり、協業パートナーと意見交換をしたり、新しいお客様と商談の機会を得たりといったことが一度の施策でできるというのが展示会の魅力です。

　つまり、そういった消費者やユーザーとの交流活動を滞りなく行うことができるというのが、理想の展示会であると考えています。

展示会にはトラブルがつきもの？

　そこで課題になってくるのがどのようにしてこの理想の展示会を運営していくか？という点です。展示会の開催にはリアルならではの様々なトラブルのタネが転がっています。

　もちろん、すべてのトラブルを避けて100%理想の展示会を開催するということは不可能です。ただし、予見できるトラブルを対処して、100%に近い状態の展示会を開催することはできます。

　ここからは展示会の”開催前”と”開催中”、そして”開催後”の３つのフェーズに分けてよく起こるトラブルをご紹介しながらその対処法をお伝えしていきます。展示会の企画・運営前にチェックしておきましょう。

展示会 開催前のトラブル

1. 目標不在による無駄が発生してしまう

2. 申込者のデータ管理ができていない

内容：
展示会を主催するなら、申込者の管理は必須業務です。申込者から必要な情報を集めて、使いやすいようにデータベースの形式で管理することでデータの活用がしやすくなり、業務負担の軽減されます。
ここでデータに齟齬があると、当日の受付で「申込済みと言っているけど記録にない…」ということが起こり受付が止まりお客様をお待たせすることもしばしば…適切なデータの管理は来場者の満足度の向上にもつながります。

原因：
申込時の情報が不完全、申込情報のデータベース管理が不十分

対策：
まずは申込フォームを活用することが第一です。申込フォームは無料であればGoogleフォーム、安価なものでもフォーム作成サービスがあるのでそれらを活用しましょう。申込フォームを準備することで正確な申込情報を取得することができます。例えば、「会社名に株式会社は入れるのか？」「電話番号は半角化全角か？」「メールアドレスはフリーアドレスも許可するのか？」といったものを制御することができます。入力の必須設定や、情報不備がある際にエラーメッセージを表示させたりもできるので、完全なデータの収集には最適です。
続いてデータベースの準備です。申込情報を適切にデータベースに格納することで、絞り込んでのメールの配信やリストの作成、多人数での申し込み状況のリアルタイム確認が可能になります。来場者管理システムを使うことで申込フォームの作成やデータベースの利用が一括でできるようになるので、500人以上の来場者が見込まれる展示会の場合は導入しましょう。

3. 出来上がったブースが思ったような設計じゃない

内容：
せっかくブースを作っても、全然来場者が来てくれないということもあります。自社展示会では業者を呼んで凝ったブースを作り込むということは少ないと思いますが、それゆえにブース設計のノウハウが少なく、効果的なブースを作ることができないことも。
企業のイメージに直結するのが展示会なので、展示品がきれいに見えるようなブース作りをしていきましょう。

原因：
ブース設計のノウハウ不足

対策：
ズバリ、費用に余裕があるのであれば業者に頼んでしまうのが最も効果的です。展示会のブース施工業者はおおまかに3種類に分けることができ、「施工専門会社」「デザイン会社」「印刷・企画会社」があります。それぞれに強みや特徴があるので必要に応じて相談してみるとよいでしょう。
自社で行う場合には、最低限のブース作りをすることが重要です。来場者がどんな導線でブースに入り、ブースの中でどんな行動をとり、どこでブースから出るのかを考えて、最適な配置設計を行いましょう。パンフレットやカタログなどはブースの奥に置いてしまうと人の目につきません。かならずブースの手前に配置して多くの人が手に取りやすいようにしておきましょう。

展示会 開催中のトラブル

4. 受付が混雑して列が伸びてしまう

内容：
展示会で最もよくあるのがこの受付でのトラブルです。展示会には様々な人がやってきます。関係者や取引先のお客様、パートナー企業のお客様に報道関係者。一般のお客様まで呼ぶのであれば、それぞれに対する幅広い対応が求められます。例えば、「報道関係者には資料を渡す」「取引先のお客様にはサンプル品を渡す」「○○さんが来たら営業の△△さんに連絡する」など受付ではやることがいっぱいです。
Excelや紙に印刷してリストを作り消込を行っていくと来場者が集中した際に対応が追い付かず、来場証を忘れた人が来た場合などのオペレーションが挟まると大変、列がどんどん伸びていきます。こうなってしまうと来場者のストレスは増し、満足度が下がってしまいます。

原因：
イレギュラー時の対応策が徹底されていない、手動のオペレーションで無駄が多い

対策：
スタッフの受付マニュアルを作成し、誰にどんな対応をすればよいかを徹底しておく必要があります。そのうえで、来場証を工夫して来場者の属性がすぐにわかるようにしておくとベストでしょう。
受付スペースや人的問題で受付スタッフの人数が少なく、多くの来場者が見込まれる場合は特に要注意です。混雑することが容易に予想されるので、QRコード付きの来場証を使うなどして省力化を図っていきましょう。来場者管理システムであればQRコード付き来場証を自動で発行し、QRコードリーダーに読み取るだけで所属が判るようになるのでオペレーションの効率化に役立ちます。
また、自動で通知を飛ばす機能もついているので、営業スタッフにいちいち連絡をしなくてもすぐに駆けつけることができるようになり、お客様をお待たせしなくて済みます。複雑なオペレーションが必要な場合にはぜひ活用していきましょう。

5. セミナー会場での事前登録確認で混乱

内容：
展示会の中で開催される最新技術やトレンドを説明するセミナー。フリー入場の場合には受付は必要ありませんが、事前の登録が必須の場合にはセミナーの入り口でちゃんと事前登録がされているかどうかを受付する必要があります。
セミナーは開催時間が決まっているため、その時間をめがけて来場者が殺到します。セミナーの受付を甘く見ていると来場者を捌ききれず、事前登録を確認するための時間がかかってここでも列が…「なんだか混んでそうだから今はいいや」といって離脱してしまう人がいるともったいないので、しっかりと対策をしておきましょう。

原因：
スタッフの配置ミス、事前登録の確認手順の煩雑化

対策：
まずは当然のことながら、セミナーの時間を主催者がしっかりと把握しておくことが重要です。特に人気のセミナーが開催される時間帯は受付スタッフを増員させるなどして対処していきましょう。事前登録制であればそれぞれのセミナーに何人くらいが来るかは把握できているので、どのように並ばせるかの並び動線を作っておくことも必要です。
事前登録がされているかどうかは、こちらもQRコードを使った受付が便利です。来場証のQRを読み込むだけで登録されているのかいないのかが2秒で確認できます。さらに、セミナーに参加したという情報が申込情報に紐づけられるので、フォローメールなどにもその内容を含めることができ、より的確なアフターフォローが可能になります。

6. 端末の調子が悪くてせっかくの商談機会を逃してしまう

内容：
置いてある実物の商品を触る分には問題ありませんが、システムの展示やデモを行う場合にはPCの準備は必須。これが動かなくなってしまうとせっかく商品を見てもらえる機会を台無しにしてしまいます。PC関連の準備は念入りに行っておきましょう。

原因：
ソフト面での準備不足、ハード面での準備不足

対策：
まずはソフト面です。そもそも必要なソフトウェアがすべてインストールされているかを確認しましょう。デモに必要なアプリケーションは事前のテストが必須です。さらに、設定面も確認しておきましょう。スクリーンセーバーは適切に設定されているか、社外秘の情報にアクセスできないようになっているか、音は出るようになっているか、など、意外な落とし穴があります。
続いてハード面でのチェックです。電源ケーブルは刺さっているか、マウスやキーボードは完全に動作するか、モニターとの接続は不良になっていないか、などは要注意です。展示会の当日は開催前にこれらのチェックをしておきましょう。

展示会 開催後のトラブル

7. ブース撤去の遅れによる追加費用の発生

内容：
展示会の閉会時間が来たら、すぐに撤収作業に移りましょう。業者に依頼してブースを制作している場合には、その撤去も必要になります。事前に業者に依頼していた撤去時間を過ぎてしまうと追加し費用が発生する場合もあります。ブースの撤去を頼んでいる場合には、必ず撤去の段取りについても決めておくことが必要です。
また、ブースを頼んでいなくとも会場を借りている場合などでは使用可能な時間が限られているため、そういった場合でも速やかな撤収が必要となります。

原因：
来場者の引けが遅くなってしまった、段取りがうまくいかずに撤収に時間がかかった

対策：
必ず展示会の開催前に撤去のことも考えておきましょう。スタッフそれぞれに役割分担を明確に伝え、迅速に対応してもらうことが重要です。そのためにも、来場者に対して閉館時間の周知や、来場者への対応も加味して早めに会場内で閉館のアナウンスを行うことが必要です。
まずは廃棄物の処理です。ブース内で発生したゴミや廃棄物はひとまとめにして所定の方法で処理しておきましょう。ゴミ袋の準備を忘れずに。さらに、機材をレンタルしている場合には別の場所へ移動させ、きちんと梱包して保管を行い、必要であれば発送処理をします。傷つけないように注意しましょう。最後に使った販促品や備品をまとめて終了です。販促品や備品は次回の展示会でも使用する場合も多いので、数や種類を記録しておきましょう。　

8. 写真およびビデオの公開のけるプライバシー問題

内容：
展示会を開いたら、対外向けにリリースを出すのが一般的です。こういったリリースを出すことで、積極的に発信をしている企業だということが世間に伝わります。活気がある様子を発信することで、ブランディング効果や次回の展示会への集客にもつながっていきます。
ただ、ここで注意したいことは来場者のプライバシーへの配慮です。不要なトラブルを避けるためにも、プライバシーに関する問題はきちんと解決しましょう。

原因：
事前の許諾が取れていない、公開時にプライバシーが配慮されていない

対策：
参加者や訪問者のプライバシーを侵害しないように注意しましょう。特に個人が写っている写真を公開する場合は、その人々の同意を得るか、顔をぼかして匿名化するなどの対策が求められる場合があります。
展示会の開催前に「展示会の写真を後日Webにアップすること」「アップの際には個人に配慮した形に加工すること」をしっかりと伝えておくことが望ましいです。人の顔が映っている場合には必ずマスキングを行いましょう。

9. 来場者データを紛失してしまった…

内容：
展示会が無事終わり、さて、これから展示会の成果を確認していくぞ！という時になって発生するトラブル。あれ？どのファイルが最新…？これ更新されてなくない？○○さんってちゃんと来てたかわかる？といったことも、Excelで来場者を管理していると起こりえます。こうなってしまうと展示会を開催した意味が大幅に減ってしまい、取り返しのつかないことに…

原因：
Excelファイルの管理不備、手作業による転記ミス

対策：
来場者のデータ管理は、専用のデータベースを作成しクラウドに保存することが最適な方法です。関係者全員が同時に閲覧することができるので、アフターフォローの業務が滞ることがありません。
こういった機能も来場者管理システムに標準搭載されている内容なので、展示会の申込～来場まですべてのデータを一括で管理することで展示会業務を大幅に効率化することができます。

トラブルを無くしてスムーズな展示会を！

　展示会にはトラブルがつきものですが、事前の対策で回避できることも多くあります。せっかくリアルでの接点を持てる機会、可能な限りトラブルは避けてお客さんと向き合う時間を作っていきたいですね。

　トラブルの中には手動で行う故に発生するものも少なくありません。そういった時にはシステムの力を使うことで、ミスを減らし、効率的な運営を行うことができるようになります。もちろん費用はかかってしまいますが、そこに割く人件費やリスク発生時の対応時間を加味すると十分な費用対効果が見込めるものです。

　弊社の提供するイベント来場者管理システムのQ-PASSでは、万全の体制で貴社の展示会運営をサポートいたします。システムの操作方法のレクチャーや設定のお手伝いは担当者が無料で実施。有料オプションではシステム設定のまるごと代行や、展示会当日のシステム管理者の派遣などを行っております。

　デモ画面を用いたご案内も行っておりますので、Q-PASSを使って理想の展示会運営を実現してみてください。