【コラム】イベント来場者管理システムとは？5つのメリットと最適な選び方！（※2024/6/6 更新）

　顧客との直接の接点を持つ機会となるイベントや展示会は、あらゆる業界・団体で、オンラインやオフラインを含め多様な形で実施されています。そのとき、よく課題になるのが「申込者・来場者をどうやって管理するのか？」

　「イベントを企画するのはいいけど、申込フォームで集めた情報をデータベース化したり、当日ちゃんと来ているかを確認したり、スムーズに来場者を入場させていくのは結構大変…」

　工数がかかって煩雑になりがちな作業をいかに効率よく進めるか、頭を悩ませるところですよね。そんな方への解決策となるのが、『イベント来場者管理システム』です！

　今回は『イベント来場者管理システム』とはどんなものなのか？どうやって選んでいくと自社にピッタリなものを選べるのか？をQ-PASSというシステムを提供している私たちがご紹介します。イベントや展示会をお考えの方はぜひ最後までご覧ください！

目次

・イベント来場者管理システムとは？
・イベント来場者管理システムの持つ５つのメリット
　∟システム担当者じゃなくても申込フォームが作れる！
　∟面倒な申込者の管理を一元化できる！
　∟当日の受付がスムーズになる！
　∟イベント中の会場内の状況把握が簡単にできる！
　∟イベントデータを営業・マーケティングへ活用できる！
・イベント来場者管理システムを選ぶステップはこれ！
　∟与件をしっかり整理する
　∟サービスを選定し、デモ画面やテストアカウントで試してみる
　∟サポート体制を確認する
・まとめ
・イベント来場者管理システムならQ-PASS

イベント来場者管理システムとは？

　『イベント来場者管理システム』は、事前の申込から当日の受付、イベント中の来場者管理、アフターフォローまで、イベントの開催前・開催当日・開催後で使える機能が一つになったシステムのことを指します。

　これまでExcelや紙で管理していた内容を、システムで申込情報のデータベース化したり、QRコードを使った受付に置き換えることでイベントや展示会運営をスムーズにし、その効果を最大化させることができます。

例えば、
　・申込者に対して予定変更の連絡を取るのが難しい…
　・かなりの人数が短時間で入場する予定なので受付で詰まってしまわないか心配…
　・展示会を開きたいけど、いま会場に何人いてどのブースが人気なのか把握できない…
　・結局何人がイベントに来てくれたのか記録があいまいで正確な費用対効果が計測できていない…
などの課題やお悩みをシステムで解決します。

　しかし、何といっても一番の特徴は、ゼロから作り上げるには労力のかかる作業が専門的な知識がなくても簡単にできること！システム担当者でなくても導入ができる、とても便利なシステムなのです。

イベント来場者管理システムの持つ５つのメリット

では、イベント来場者管理システムを導入するとどんなメリットが生まれるでしょう？主な５つのメリットをご紹介します。
　① システム担当者じゃなくても申込フォームが作れる！
　② 面倒な申込情報の管理を一元化できる！
　③ 当日の受付がスムーズになる！
　④ イベント中の会場内の状況把握が簡単にできる！
　⑤ イベントデータを営業・マーケティングへ活用できる！
それぞれを順にご説明します。

①システム担当者じゃなくても申込フォームが作れる！

　イベント来場者管理システムでは、まずはじめに、イベントへの参加を受け付けるための「Web申込フォーム」を作成します。

　開催するイベントの内容によって申込時に必要な情報は多岐にわたります。「名前」や「メールアドレス」といった基本的な情報は共通しますが、ビジネス系イベントでは「会社名」や「職業」などを、例えばファンクラブイベントでは「会員番号」などを聞き取ることもあり、こうした質問を入れ込んだ申込フォームをノーコードで誰でも簡単に作ることができるのは『イベント来場者管理システム』の大きなメリットです。

　システム上で設定すれば、自社オリジナルのデザインを取り入れたり、イベント内セミナーの参加確認ができたり、参加資格の確認や来場証への顔写真の反映などにファイルをアップロードしてもらうこともできるものもあります。

　また、システムによっては有料イベントに必須な決済機能や入金消込・領収書発行機能を持つものもあり、うまく使えば開催できるイベントの種類を大きく広げることもできます。

②面倒な申込情報の管理を一元化できる！

　「申込フォーム」で集めたデータは、データベース化して一元管理することができます。

　データベース化されていれば、申込状況のリアルタイム確認、申込情報の把握・分析、システムからのリスト出力も簡単にできるようになります。参加率上げるために、対象者を絞り込んでメールを一括送信するといったコミュニケーションも簡単に取ることができるようになります。

　申込者の情報が単に情報としてまとめておけるということではなく、取り出しやすく、活用しやすくなるという点がポイントです。

　イベント開催前には日々の申込状況の確認や申込者との連絡で、申込者の情報に触れる機会がたくさんあります。イベントの規模が大きくなればなるほど運営者側の手間が増え、同時にミスも増えていくところではありますが、システムになっていればボタン一つでできることも多く、こうした手間やリスクの削減にも一役を担えます。

③当日の受付がスムーズになる！

　イベント当日はイベントの準備や営業活動で何かと忙しく受付対応まで手が回らないこともよくあります。受付用にスタッフを手配してもそのレクチャーが大変で結局時間がとられてしまう…、受付で詰まって長蛇の列ができ来場者をスムーズにご案内できない…。

　そういったお悩みにも『イベント来場者管理システム』が役に立ちます。

　『イベント来場者管理システム』はQRコードを使った入場受付を基本機能として搭載していることが多く、「Web申し込みフォーム」で申し込みをした申込者に対し自動で配信されるQRコードを表示してもらい、それをQRコードリーダーで読み込ませることでスムーズな受付が可能です。

　また、事前設定をしておくことで、特定の申込者に対してQRコードを読み取った際に属性を表示させたり、担当者に対して自動で通知を送ったりすることができるものもあります。特定の人にのみ資料やパンフレットを配りたいといった要望や、大事なお客様が入場したらすぐに営業担当者がアテンドしたい、といった現場のご要望にも応えることができます。

　大切なお客様をお待たせすることなく、かつ、営業機会なども逃さない。全体の満足度の向上にもつなげることができるのもうれしいポイントです。

④イベント中の会場内の状況把握が簡単にできる！

　イベント中は、誰がどこにいるか知りたい、空いているブースに集客したいなど、人の動きを把握したい場面が多く出てくると思います。

　「イベント来場者管理システム」では、システムの管理画面でイベントへの来場人数もリアルタイムで確認することができるので、「申込者のうち何割の人が来場してきているか」や「各時間帯別に来場者数がどう変化しているか」、さらにはブース設定などもしておけば、どのブースにいつ誰がが来たのかまですぐにわかります。

　それにより、イベントの進行やプログラムの調整もリアルタイムで行うことができ、例えば、来場者が集中する時間帯にスタッフを増員したり、特定のブースやプレゼンテーションに注目を集めるといった対応ができるようになります。

　イベントでは、臨機応変な対応が求められる場面も多々あるかと思いますが、イベント来場者管理システムで把握できるデータがそうした対応の判断材料として活用できます。

⑤イベントデータを営業・マーケティングへ活用できる！

　ビジネス系でのイベントであれば実際にイベントに来場した人たちへの営業活動やマーケティング活動を積極的に行っていきたいところです。

　『イベント来場者管理システム』では、イベントに来た参加者の名前やメールアドレスといった情報はデータベース化されているので、自動配信メールの宛名をリスト情報から自動で差し込んで編集したお礼メールを一斉送信したり、来場者向けアンケートの配布を簡単に行うことができます。

　システムの持つ機能によってはイベント内での行動履歴を取得することもできます。各ブースで来場者のQRコードを読み込ませることで「〇個以上のブースを回った」「AというブースとCというブースを訪れた」というデータを取得することができるため、いわゆる「ホットリード」や「コールドリード」といった区別をつけたり、開催後に個別にきめ細やかなアプローチするといった効率的なフォローも可能になります。

　こうしたデータは、リスト化して出力することもできるので、すでに導入しているMA（マーケティングオートメーション）ツールやSFA（セールスフォースオートメーション）に流し込むことも簡単で、イベントの中だけにとどまらないデータ活用・分析が可能になります。

　また、イベントの効果を見極めるのに、正確な数値で「来場者数」や「セミナーの参加率」などを計測することができるので、事前設定したKPIの効果測定の面でもぜひ活用してみてください。そのほかにも、得られたデータを分析することが、継続的な開催に向けて企画のブラッシュアップなどの検討材料にもなります。

イベント来場者管理システムを選ぶステップはこれ！

　申込や受付、集計といったイベントに必要な機能が備わった『イベント来場者管理システム』ですが、実際に導入する場面になったらどうやって選べばいいのでしょうか？以下の順で検討を進めていくことがおすすめです。

　① 与件をしっかり整理する
　② サービスを選定し、デモ画面やテストアカウントで試してみる
　③ サポート体制を確認する

①与件をしっかり整理する

　どのシステムにしようか、早速具体的に考えたくなりますが、その前に重要なのが準備をしっかりすること＝どんなイベントを開催するか、予算はいくらか、どんな目的を達成したいかを整理し、自社にとってどんな機能が必要なのか見極めることです。

　必要な機能はオンラインイベントとオフラインイベント、ハイブリッドイベントで違うでしょうし、来場者の人数規模や開催期間・頻度によっても変わるでしょう。また、そのイベントで達成したいこと＝目的によっても変わるかもしれません。

　『イベント来場者管理システム』はその種類によって強みがそれぞれ違いますので、自社の求めるものを整理してからシステム選びを始めていきましょう。そうすることで必要以上にハイクラスなシステムを導入してしまうというようなことなくシステム選びを進めることができるでしょう。

イベント内容と必要な機能の例

　例えば、コロナ禍を経てかなり一般的になったオンラインイベントですが、遠方の方も参加することができるので現在も多く開催されています。オフラインと合わせてオンラインでも開催するハイブリッドイベントも人気です。

　これらのイベントで必要な機能は【マイページ機能】や【動画配信機能】、【資料ダウンロード機能】などです。これらの基本的な機能が備わっているシステムかどうかを確認しましょう。

　また、開催するイベントが有料イベントか無料イベントかも重要です。有料イベントの場合、先述した通り【参加費の支払い機能】や【領収書の発行機能】、未払いの方へリマインドするための【メール一斉送信機能】などがあるかを確認しておくといいですね。

　より具体的に考えていくとすれば、そのイベントで実現したいことを重視します。『イベント来場者管理システム』を使ってどんなことを実現させたいのか？というところです。「展示会を開催して多くのリードを獲得し、一件でも商談に繋げたい」や「一般の方向けに、楽しんでもらえるようなイベントにしたい」や「社内イベントへの出欠を確認したい」といった目的が明確になっているとより自社に最適なシステム導入を実現できます。

　例えば「展示会」で、ブースごとの受付を記録したい場合は【ブース受付機能】、来場者の属性が一目でわかるようにしたいなら【来場者色分け機能】、来場者の展示会内での行動が知りたければ【行動履歴取得機能】などがあると、開催したことによる効果をより高めることができるでしょう。

　「一般向けイベント」ではどうでしょうか。イベント内での行動に対しインセンティブをプレゼントする企画をするなら【アクションポイント機能】、当日の飛び入り参加を見越して【当日受付機能】などがあるとよいかもしれません。

　そのほかにも、社内イベントやセミナー、学会などイベントの種類は多くありますが、「必要な機能が最低限入っているか？」を確認しながらシステムを選んでいくと失敗が少ないと思います。

　もし、あまり一般的ではないけれど今回のイベントには必須の機能などがあるようでしたら、システムのカスタマイズにも対応してもらえることもありますので、一度運営会社に相談してみましょう！

価格はイベント規模によって変動する

　価格については、多くはイベントの規模により変わってきます。「想定する来場者数」と「イベントを実施する期間」を考えておくとよいでしょう。

　参加者が100人未満の規模であれば、お金を払ってシステムを導入せずとも何とか手作業で管理することもできることもありますが、それ以上であれば基本的にはシステムを導入するメリットが大きくなってくると思います。

　開催期間についても、「週末の一日だけでやるイベント」や、「一週間通して開催するイベント」、「半年間継続的に申し込みを受け付けつつ開催するイベント」など様々な形態がありそれによって費用が変わる場合もありますのであらかじめ決めておきましょう。

② サービスを選定し、デモ画面やテストアカウントで試してみる

　実際にサービス選定となると、おそらく大半の方が、まずはwebで検索してみて、各サービスサイトを調べ、比較記事などを参考にしながら、それぞれのサービスを吟味していくことと思います。

　いくつか候補が出揃ったら、ぜひ、お問い合わせフォームから具体的に相談を進めてみましょう。その際にはデモ画面の提示やテストアカウントの発行ができるかを確認することをおすすめします。

　イベント来場者管理システムは担当者だけでなく、実際に来場者の受付を行う受付スタッフも操作する必要があるシステムです。誰でもカンタンに操作できそうか？はあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

　UIなどはサービスサイトのキャプチャなどでもある程度わかるかもしれませんが、操作感など体験してみないとわからないこともたくさんあります！他にも、どんな機能が使えるのか？受付を行うときの一連の流れはどうなるのか？など、実際に触れてみることで知ることができることは多いです。

　事前に相談すれば、デモ画面で実際の使い方をレクチャーしてもらえたり期間限定の無料トライアルアカウントなどを提供してくれているところもありますので、導入をご検討の際は試してみることをお勧めします。

③ サポート体制を確認する

　システムの機能を理解し、実際に触ってみたうえで充分に使えそうだということが分かったら、最後にサポート体制の確認もしてみましょう。

　誰でも使えます！というのが『イベント来場者管理システム』の一番のポイントではありますが、想定しないことが起きるのがイベント運営の常。何か起こったときにどう対応してもらえるのか、当日のシステムサポートは可能かなど、事前に確認しておけると安心です。

　特に「大事なお客様が参加するイベント」と「開催までに時間がないイベント」をご検討中であるなら、システムサポートの是非は確認しておいたほうがよいでしょう。

　「大事なお客様が参加するイベント」では、当日のトラブルは絶対に避けたいところ。当日の運営サポートとしてシステム提供社からシステム管理者を手配することができるのか？は確認しておきましょう。バックアップとして受付に控えてもらうことができるので、何かシステムで不具合や操作方法が分からなくなった時にも安心です。

　「開催までに時間がないイベント」では、システムの初期設定を素早く正確に終わらせることが必要でしょう。サービスによってはシステムの設定代行として、開催したいイベントの内容を説明すればすべての設定や機材の手配を行ってくれるものもあります。

　来場してくれるお客様満足度向上のためにも、スムーズなイベントの開催のためにも、こういったサポート体制の利用を検討しましょう。

まとめ

　ここまで、『イベント来場者管理システム』について、その特徴と失敗しない選び方をお話ししてきました！

　『イベント来場者管理システム』がどんなことができるシステムで、どう皆さんをサポートしてくれるのか、おわかりいただけたでしょうか？

　数多あるサービスの中から、これ！というサービスを見つけるのはなかなか骨が折れることではありますが、この記事が皆さんの一助となれればうれしく思います！

イベント来場者管理システムならQ-PASS

　弊社がご提供するQ-PASSは【オフラインイベント】に強みを持っており、パッケージやプランと違い、「必要な機能を必要な分だけ」使うことができるので費用に無駄がありません。

　また、25年以上の運用ノウハウをもとにシステム管理者をお客様のイベントに派遣し、当日の受付業務をサポートすることもできますので、安心してイベント対応に当たることができます。

　代理店のお客様やイベント制作会社様にご好評いただいているのが【オリジナルドメイン設定】。Web申込フォームやマイページ、運営者から送信するメールアドレスにオリジナルのドメインを設定することができ、クライアント様の設定に合わせることができます。

　ほかにも、有料イベントに使える【プロモーションコード発行】や、会場内で受付や状況の確認ができる端末アプリ【Q-MOBILE】、受付に必要なQRコードリーダーやPCなどの【受付周辺機器レンタル】など様々なオプションをご用意しており、それらを「必要な機能を必要な分だけ」ご利用いただけます。

　さらに、オンラインイベントやハイブリッドイベントで使える機能も充実しております！ライブ配信機能やオンデマンド配信機能はもちろん、視聴ログの取得で視聴状況が確認できたり、配信時のQ&A機能や投票機能で参加者とコミュニケーションをとることも可能です。

　イベントや展示会、セミナーをお考えのお客様はぜひQ-PASSの導入もご検討ください！

イベントや展示会の申し込みフォーム、受付システムでお困りの際はぜひ
オフラインイベント・プラットフォーム『Q-PASS』をご検討ください！
動画配信を使ったハイブリッドイベントやオンラインイベントにも柔軟に対応可能です！

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