長期間・複数会場での保護者説明会でも、混乱せずに運営できたワケ

イベント開催の目的：　　　　　保護者向けの教育懇談会
イベントを開催した会場：　　　大学のキャンパス
イベントへの来場人数：　　　　約1,000名
イベントの実施期間：　　　　　約４か月間
イベントの実施形態：　　　　　オフラインのみ
イベントへの参加者：　　　　　大学生徒の保護者

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イベントの概要

大学が主催する保護者懇親会。保護者の方は懇親会が開かれる５つの会場から任意の場所を選び、あらかじめ設定された面談枠から好きな時間帯を選んで面談に参加する形式のイベントにて、Q-PASSをご利用いただきました。

お客様の課題・お悩み

• 4か月間継続で５つの会場で開催したい
• 申込や面談予約に対する問い合わせに対応できない
• スムーズな案内のために、事前予約された面談設定を受付担当がわかるように表示したい
• 面談での相談内容を事前にヒアリングしたい

Q-PASSが提案した内容・成果

4か月間継続で５つの会場で開催したい

→開催期間中は申込フォームを開いた状態にすることで、長期の申込期間を設定。各会場ごとの申込を一つのデータベースに統合して管理することで、混乱なく申し込みを捌くことができました。

申込や面談予約に対する問い合わせに対応できない

→申し込み時に発行されるマイページにお問い合わせフォームを内蔵。届いた問い合わせには弊社のオペレーションセンターが対応し、個人情報を含む申込内容の変更やキャンセルを即時システムに反映していきました。

スムーズな案内のために、事前予約された面談設定を受付担当がわかるように表示したい

→受付時に管理画面に表示される内容をカスタマイズして、申し込まれた面談の時間や会場を表示。受付担当者が詳しくなくてもすぐに会場へ案内できる体制を作りました。

面談での相談内容を事前にヒアリングしたい

→面談の申込が完了した参加者に対してメールでアンケートを送信。面談に必要な内容をアンケートで聞き取ることで、スムーズな面談の進行を実現させました。まだ、終わった後にはマイページで事後アンケートも実施。保護者の方の意見をしっかりと吸い上げることができました。

ご利用になったQ-PASSの機能・オプション

＜基本機能＞

・Q-BUSINESS（申込者・来場者の管理システム）

・Q-ENTRY（入場時の受付システム）

＜オプション機能＞

・問い合わせ事務局（複雑なイベントの開催に必須の問い合わせ窓口を代行するオプション）
・受付画面の表示カスタマイズ（受付でQRコードを読み込んだ際に管理画面に来場者の好きな情報を表示させるオプション）
・アンケート機能（マイページ内や会場内など、多彩な方法でオリジナルのアンケートが実施できるオプション）
・受付機材レンタル（受付用のPC、ガンタイプのQRコードリーダーをレンタルするオプション）
・システム設定代行（システムへの設定をお客様のご希望通りに代わりに設定させて頂くオプション）
・システム管理者派遣（イベント当日の受付システムのバックアップとして同席するオプション）