コラム

イベントを開催するなら、参加者には「参加してよかった」「また参加したい」と思ってもらいたいですよね。では、参加者の満足度を高め、次回の参加につなげるためには、どのような工夫が必要なのでしょうか。参加者の満足度はイベントの内容だけでなく、申込時の分かりやすさや当日の受付・案内、参加後のフォローなど、さまざまな場面での体験によって左右されます。こうした一つひとつの対応を工夫することが、参加者の満足度を高め、次回も参加したいと思ってもらうことにつながります。今回は、参加者の満足度を下げてしまう原因を整理しながら、「また参加したい」と思ってもらうためのポイントをご紹介します！

目次

■リピートにつながらないイベント
■参加者の満足度を下げてしまう意外な原因とは？
■また参加したいと思ってもらうために運営側ができること
■「また参加したい」を次回の参加につなげるために

リピートにつながらないイベント

イベント当日は多くの来場者でにぎわっていても、次回の開催時には思ったほどリピーターが集まらないケースがあります。例えば、毎回同じような企画を実施しているため一度参加すれば十分だと思われてしまうケースです。また、申込者数や来場者数は把握していても、実際にどの企画が人気だったのか、参加者が何に満足したのかまでは分からず、次回の企画に活かせていないこともあります。さらに、過去の参加者情報が十分に整理されておらず、リピーターに向けた案内や参加履歴に応じた情報提供ができていないケースも考えられます。リピート参加につなげるには、イベントの内容を充実させるだけでなく参加者の反応や参加履歴を把握し、次回の企画や案内に活かすことが大切です。

参加者の満足度を下げてしまう意外な原因とは？

参加者の満足度を高めるためには、イベントの内容を充実させることだけが大切なわけではありません。どれだけ魅力的な企画やコンテンツを用意していても、受付で長時間待たされたり会場内の案内が分かりにくかったりすると、参加者はストレスを感じてイベント全体の満足度が下がってしまうことがあります。まずは参加者がどのような場面で不満やストレスを感じやすいのか、満足度を下げてしまう原因を見ていきましょう。

受付や入場の待ち時間が長い

イベントの受付や入場に時間がかかり、長い列に並ばなければならない状況は参加者にとってストレスの原因になります。特に、受付や入場は参加者がイベント会場に到着して最初に経験する場面であり、イベント全体の第一印象を左右する大切なポイントです。どれだけイベントの内容が充実していても、受付で長時間待たされたりスムーズに入場できなかったりすると、参加者にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。イベントを気持ちよく楽しんでもらうためにも、受付や入場時の待ち時間は見過ごせないポイントです。

会場内の案内が分かりにくい

会場に入ってから目的の場所になかなかたどり着けないことも、参加者の満足度を下げてしまう原因の一つです。例えば、展示会で目当てのブースが見つからなかったり、セミナーや講演会で自分の座席が分からなかったりすると参加者は不便さを感じてしまいます。特に大規模なイベントでは会場が広く、目的の場所を探すのに時間がかかることも少なくありません。こうした小さな不便が積み重なることでイベント全体の印象にも影響するため、参加者が迷わずスムーズに移動できるような案内が大切です。

参加者に合わせた対応ができていない

参加者一人ひとりの状況に合わせた対応ができていないことも、満足度を下げる原因の一つです。特に参加者が多いイベントでは、受付や案内に追われ個別の対応が必要な方に十分な時間をかけられないことがあります。例えば、初めて参加する方には詳しい会場案内が必要だったり、申込内容によって案内すべき場所や手順が異なったりする場合があります。当日は忙しく個別の対応が必要な参加者に十分な案内ができない場合もあるため、スムーズな運営を目指すだけでなく、状況に応じて適切に案内できる体制を整えておくことが大切です。

また参加したいと思ってもらうために運営側ができること

ここまで、リピートにつながらないイベントについてや、参加者の満足度を下げてしまう原因をご紹介しました。では実際に「また参加したい」と思ってもらうためには、運営側でどのような工夫ができるのでしょうか。ここからは、イベントの参加前・当日・参加後の3つのフェーズに分けて参加者の満足度を高めるための具体的な取り組みをご紹介します。今後のイベント運営に取り入れられるポイントがないか、ぜひ参考にしてみてください。

参加前：必要な情報を適切なタイミングで届ける

イベントに参加する前の段階では、参加者が迷わず準備を進められるように分かりやすい案内を心がけることが大切です。まずは、イベントの申込ページが見つけやすいか、申込方法や必要な手順が分かりやすく説明されているかなど、参加者の目線で確認してみましょう。また、申込後の案内も重要なポイントです。例えば申込完了メールでは申込内容や当日の参加方法を案内し、開催日が近づいたらリマインドメールで日時や会場へのアクセス、入場方法などを改めて知らせるとよいでしょう。参加者が必要な情報を迷わず確認できるよう、分かりやすく丁寧な案内を心がけましょう。こうした参加前の対応が、イベントへの安心感や期待感にもつながります。

当日：受付や会場での待ち時間、迷いを減らす

イベント当日は、参加者が待ち時間や不便さを感じることなく行動できる環境を整えることが大切です。特に受付や入場は混雑しやすいため、来場者が集中する時間帯を考慮して受付窓口の数を決めたり、QRコード受付を導入して待ち時間を短縮したりする方法があります。また、QRコードを表示できない方などに対応するため、別途問い合わせ窓口を設けておくと安心です。会場内では初めて訪れる方でも迷わず移動できるよう、分かりやすい案内表示やスタッフの配置を工夫しましょう。運営のしやすさだけでなく参加者の動きを想定して準備することが、当日の満足度を高めるポイントです。

参加後：参加者の声を集める

イベント終了後は、参加者の声を集めて次回のイベント運営に活かすことも大切です。運営側では気づかなかった課題や、参加者が特に満足したポイントを知ることで改善のヒントが得られます。参加者の意見を集める方法としてアンケートがありますが、実施すれば必ず回答してもらえるわけではありません。そのため、参加者自身が「回答してみよう」と思える工夫が必要です。例えば、回答者を対象としたプレゼント抽選や、回答後に限定コンテンツを受け取れる仕組みなどが考えられます。こうした特典を設けることで、回答するきっかけをつくるとともにイベント後の楽しみにもつながります。アンケートでは、全体の満足度に加え「特に満足した内容」「改善してほしい点」などを質問すると、次回の企画に役立つ情報を集められます。また、当日の来場状況や各コンテンツへの参加状況、問い合わせ内容なども振り返ることで、より具体的な改善点を見つけられるでしょう。

「また参加したい」を次回の参加につなげるために

ここまで参加者の満足度を下げてしまう原因や、運営側でできることをご紹介しました。イベントの内容が参加者のニーズに合っているか、期待に応えられる内容になっているかはもちろん大切ですが、申込時の分かりやすさや当日の受付・案内など、イベントの内容以外にも満足度を左右する場面は多くあります。イベントを効率よく運営することも重要ですが、運営側の都合だけでなく参加者の目線に立って考えることが大切です。例えば、申込から参加までの手順を分かりやすくしたり、受付の待ち時間を減らしたりすることも参加者の満足度を高めるための取り組みです。こうした取り組みを行う方法の一つとして、イベント管理システムの活用があります。イベント管理システム「Q-PASS」では、申込フォームの作成からQRコードによる受付、アンケートの実施までイベント運営を幅広くサポートしています。参加者に『また来たい』と思ってもらえるイベントづくりに向けて、ぜひQ-PASSをご活用ください！