イベントの概要

TOPPAN株式会社様が運営する三菱未来館VIP専用入館管理において、弊社の来場者管理システムQ-PASSをご導入いただきました。

このパビリオンには、地球規模に広がる諸問題への三菱グループの取り組みと解決策をご紹介するとともに、 1870 年の創業以来担ってきた社会的役割を改めて世界に広く発信し、持続可能な地球と社会の発展に貢献し続けたいという思いを込められたそうです。

10,000を超える膨大で複雑な予約枠入場をスムーズに運営したい

三菱グループ各社様の重要顧客等VIPやステークホルダーの皆様が入館するためのVIP専用の予約入場システムを実装したいというご要望を頂きました。

パビリオンへの入館には事前予約が必須で、1日あたり約20種類、会期全体では延べ1万件近い予約枠が発生し、その管理工数の削減が大きな課題となっていました。さらに予約枠は申込クラスに応じて３段階に分かれており、各クラスごとに予約可能な日時や定員が異なる設定も必要でした。

10,000を超える会期中の延べ予約枠と、それぞれに振り分けられた３種類の申込レベル

さらに、こうした複雑な予約枠の管理に加えて、来場者管理の面でも、予約日の３日前まではキャンセルを受け付け、１週間前には自動でリマインドメールを送信し、当日はリアルタイムで来場状況を確認できるようにする必要がありました。

既存システムと連携した来場者管理体制の構築

パビリオンへの入場管理をするために、シリアルコードによる運用を決定。パビリオンへの入館を希望する企業関係者に対して、あらかじめ申込レベルが判別できるシリアルコードの発行を行いました。

受け取ったシリアルコードは、Q-PASSと連携した弊社制作の予約サイトで使用。シリアルコードを入力することで、そのシリアルコードに応じた予約可能日時が表示されます。予約日時を選択すると個人情報の入力画面が開き、そこで必要事項を記入することで予約を完了させることができるように設計しました。

予約サイト上での来館申込までの手順

予約サイトで登録された情報はQ-PASSに自動で連携され、「個人情報 – シリアルコード – 予約情報 – 入館用QRコード」が自動で紐づけされていき、Q-PASSから自動でQRコードをメールで送付。当日はスマホアプリのQ-MOBILEを使用してQRコードを読み込むことで、予約者の入館をスムーズに受付することができるようになりました。

予約サイトを介したシリアルコードでの来館予約管理

さらに、発行したシリアルコード利用状況の確認は、予約サイト上の管理画面でできるように設計。個人情報を除いたシリアルコードと予約日時のみが見られるように設定することで、クライアント様の担当者がコードの利用状況を確認できるようにさせていただきました。

また、大量の個人情報を扱うためセキュリティ面への懸念もありましたが、Q-PASSはPマークとISMSを取得し、それに準拠した運用を徹底しているため、個人情報保護の観点でも安心してご利用いただけました。

スマホアプリを活用したスムーズなQRコード受付

来場者が持参したQRコードは、Q-PASSと連携したスマホアプリのQ-MOBILEで読み取って入館受付を実施。QRコードを読み取るだけなので誰でも簡単に受付することができるうえに、PCやスキャナーなどの準備も不要なので、受付の準備もスムーズに進みます。

スマホアプリ『Q-MOBILE』を活用したパビリオンへの来館受付

実際の受付時には、QRコードを読み込んだ際に予約時間が異なる場合には通知音で気付くことができるので、イベント当日の来館者への受付対応を現場スタッフがミスなく行うことができるようになりました。

ご利用になったQ-PASSの機能・オプション