【効果抜群！】展示会への来場者向け例文付きお礼メール作成ガイド

展示会に来場いただいたお客様には、お礼メールを送ることが一般的です。この記事では例文を交えながら、来場者に対してただ感謝を込めるだけではない、展示会の後に商談につなげるための効果抜群なお礼メールの書き方について例文と共にご紹介します！

目次

■ 展示会お礼メールを送る目的
　・1. 自社の印象を強化する
　・2. 次の段階へ繋げる
■ 展示会お礼メールの例文集
　・確度が高いお客様『イマスグ客』例文
　・確度が低そうなお客様『ソノウチ客・マダマダ客』例文
■ 展示会イベントへのお礼メールのマナーと書き方のポイント
　・1. 展示会の開催から時間を置かずに送信する
　・2. 件名をわかりやすいものにする
　・3. 複数種類のメール本文を使い分ける
　・4. 次のアクションに効果的につなげる
■ 展示会のお礼メールのまとめ
■ 展示会の来場者管理とデータ活用ならQ-PASS

展示会お礼メールを送る目的

展示会お礼メールを送る目的は、多岐にわたりますが、その中でも特に重要な目的は２つにしぼられます。

1.自社の印象を強化する

一つ目は、自社の印象を強化することです。展示会のブースを訪れたお客様に対してお礼のメールを送ることで、来場者に対して「この企業は丁寧で、細かいところにも気を配る企業だ」という印象を与えることができます。これは、展示会での第一印象をさらに強固なものにし、信頼関係を築く第一歩となります。

また、来場者は展示会の中で似たようなサービスにたくさん出会います。皆様もご経験があるかもしれませんが、展示会の出口につく頃には両手に資料を山のように抱えて、名刺入れがパンパンになっていることはありませんか？そんな中でよほど印象に残らない限りは、サービスの内容は憶えていてもその名前まで憶えていることは難しいでしょう。来場者の記憶に残るためにも、お礼メールは重要なわけです。

2.次の段階へ繋げる

二つ目は、お問い合わせなどの次の段階へ繋げることです。展示会はビジネスです。そこでの出会いを商談につなげ、最終的にはサービスをご利用いただく、もしくは協業して新しい価値を生み出していくということが目的になります。

展示会お礼メールは、単なる感謝の意を伝えるだけでなく、次のステップへと誘導する重要なツールでもあります。例えば、「展示会でご興味をお持ちいただいた製品に関する詳細な資料をお送りいたします」や「お時間が許す際にデモンストレーションを実施させていただければ幸いです」といった提案を含めることで、具体的なアクションを促すことができます。これにより、お客様とのコミュニケーションが継続し、最終的には商談や契約に繋がる可能性が高まります。

ただし、送信先に注意が必要です。展示会に来場する人たちを”イマスグ客”と”ソノウチ客”と”マダマダ客”という３つのセグメントに分けることはよくありますが、それぞれに対して次に目指してもらう段階は異なります。送付先に合わせたお礼メールの配信を行いましょう。

展示会お礼メールの例文集

展示会お礼メールは、来場者との関係を深めるための重要なツールです。ここでは、具体的なシチュエーションに応じたお礼メール例文を2つご紹介します。お礼メールはそれぞれのお客様に対して個別に送るのがベストではあるものの、業務の負担を考えると現実的ではありません。

大きく分けて、確度の高い『イマスグ客』と確度の低い『ソノウチ客・マダマダ客』の２種類は送ることをお勧めします。展示会後は何かとバタバタしがちなので、開催前にはメール文面を作成してダブルチェックを完了しておき、配信先を選ぶだけで送信できる状態にしておくと良いでしょう。

確度が高いお客様『イマスグ客』例文

確度が低そうなお客様『ソノウチ客・マダマダ客』例文

展示会イベントへのお礼メールのマナーと書き方のポイント

展示会へのお礼メールは、ビジネスマナーとして非常に重要です。適切なタイミングで、適切な内容を送ることで、相手に好印象を与え、信頼関係を築くことができます。ここでは、展示会お礼メールのマナーと書き方のポイントについて説明します。

1.展示会の開催から時間を置かずに送信する

まず、展示会が終了したら可能な限り早めにお礼メールを送信することが重要です。時間が経過すると、相手の印象が薄れてしまうため、できるだけ早く送信しましょう。具体的には、展示会終了後の翌営業日の午前中までに送りたいところです。

2.件名をわかりやすいものにする

次に、メールの件名は明確でわかりやすいものにすることが大切です。展示会は情報の洪水で、参加者にとっては商材の記憶と会社名が結びついていない場合がほとんど。思い出してもらうためにも、件名の前半には展示会名とお礼の文字、後半にはサービスカテゴリとサービス名or会社名という形でわかりやすくしておくことが重要です。

3.複数種類のメール本文を使い分ける

メールの本文は相手に合わせてカスタマイズすることが重要です。先述の通り、展示会の参加者には”イマスグ客”と”ソノウチ客”と”マダマダ客”がいます。特に、確度が高いお客様にはより具体的な提案や次のステップを示し、確度が低いお客様には今後のフォローアップの予定などを含めると良いでしょう。これにより、相手に合わせたコミュニケーションが可能となり、信頼関係を構築する手助けとなります。

4.次のアクションに効果的につなげる

さらに、メールの本文には次のアクションにつなげるための情報を含めることが必要です。例えば、次回のミーティングの提案や、詳細な製品情報資料のダウンロードボタン、あるいは特典の提示など、次の具体的なアクションを促す内容を含めることで、来場者の関心を引き続けることができます。

以上のポイントを押さえた上で、展示会お礼メールを作成することで、来場者に好印象を与え、ビジネスチャンスを広げることができます。お礼メールは単なる形式的なものではなく、次のステップに繋がる重要なコミュニケーション手段であることを忘れないようにしましょう。

展示会のお礼メールのまとめ

ここまでで、展示会来場者へのお礼メールについてご紹介してきました。お礼メールを作成する目的は大きく分けて２つ、『自社の印象を強化する』ことと『次の段階へ繋げる』ことです。

『自社の印象を強化する』ために必要なのは、素早いレスポンスとわかりやすい件名をつけること。『次の段階へつなげる』ために必要なのは、送信相手を分類して適切な内容のメールを送ること。展示会の参加時にはこれらの要素を頭の片隅に置いて、お礼メールを作ると良いでしょう。

展示会の来場者管理とデータ活用ならQ-PASS

展示会を主催する立場なら、来場者管理システムを利用することでこういったお礼メールの作業を大幅に効率化することができます。

特徴①　絞り込み一斉メールが配信可能！

展示会への申込者の中から、来場した人を抽出してメールを一斉送信することが可能です。申込時に、業種や業界、気になっている分野などの情報を聞き取っておけばそれらの情報で絞り込むこともできるので、より確度の高いメールを送信を行うことができます。

もちろん、展示会後のお礼メール以外にもリマインダーとしても活用することが可能。開催前日での連絡や、有料イベントの未入金申込者に対してなど、様々な場面でご利用いただいております。

特徴②　行動履歴で確度が分かる！

Q-PASSならイベント会場内での行動履歴も取得が可能。各ブースでQ-PASSのアプリをインストールしたスマホを用意しておくことで、来場者が持っている来場用のQRコードを読み込んでチェックインを行うことができます。複数のブースに訪れている、特定の体験ブースに訪れている、などが申込者情報に紐づけて確認することができるので、どんなものにどれくらい興味を持っているのかを見ることができます。

ここで得た情報を元に参加者を抽出し、数種類のお礼メール配信を組み合わせることで、的確なアフターフォローが可能となります。お客様の開催予定イベントに合わせたデモ画面でのご案内なども行っておりますので、お気軽にご相談ください！