2024/09/20

初心者でも安心！プロが教えるイベント申し込みフォームの作成ガイド

その目的を問わず、イベントを開催するうえで絶対に欠かせないのが申し込みフォームの作成です。イベントの参加者がどんな人なのか？何人くらい参加するのか？をチェックするためには、参加者全員から正確な情報を記入してもらう必要があります。

意外と簡単に必要事項だけを載せて作ってしまいがちな申し込みフォームですが、実は奥が深いもの。今回はイベント申し込みフォームのおすすめの作り方について解説していきます。

■ イベント申し込みフォームとは？
　・イベント申し込みフォームの基本的な概要
　・なぜイベントで重要なのか
■ イベント申し込みフォームの種類
　・オンラインの申し込みフォーム
　・紙ベースの申し込みフォーム
　・オンラインと紙、どっちがいいの？
■ イベント申し込みフォームの作り方
　・イベントへの参加に必要な情報を決める
　・申し込みフォーム作成ツールの選び方
　・申し込みフォームのデザインのポイント
　・テストとフィードバックの取り方
■ 初心者向けおすすめフォーム作成ツール紹介
　・無料で使えるツール
　・有料で使えるツール
■ 成功するイベント申し込みフォームのコツ
　・ユーザー目線での作成
　・フォームのセキュリティ対策
　・取得した申し込みデータの管理方法
■ イベント申し込みフォームの項目サンプル
　・展示会イベント
　・セミナーイベント
　・社内イベント
■ イベント来場者管理システムQ-PASSで効率化！

イベント申し込みフォームとは？

イベント申し込みフォームの基本的な概要

まずはイベント申し込みフォームに必要な基本的な要素からご説明します。

イベント申し込みフォームとは、イベントの参加者が必要な情報を入力し、イベントに参加するための手続きを行うオンラインまたは紙ベースのフォームのことを指します。これらのフォームは、イベントの種類や規模に応じて異なる形式やデザインが採用されますが、共通して以下のような基本的な要素を含んでいます。

・参加者の個人情報：氏名、電話番号、メールアドレスなど。
・イベントの詳細情報：参加するセミナーのセッションやワークショップの選択
・支払い情報：有料イベントの場合、クレジットカード情報や支払い方法の選択肢。
・確認事項：キャンセルポリシーや利用規約の同意。

これらの情報を収集することで、主催者は参加者の管理を効率的に行うことができます。

なぜイベントで重要なのか

イベント申し込みフォームは、イベントを成功させるために非常に重要な役割を果たします。

1. 効率的な管理：参加者の情報を一元管理できるため、名簿作成や出席確認が容易になって受付作業を効率化できます。
2. トラブルの防止：オンラインフォームの場合、入力された情報はデジタル化されるため、手書きの誤字脱字や読み取りミスから発生するトラブルを防ぐことができます。
3. 申し込み率の向上：オンラインフォームの場合、24時間いつでもどこからでも申し込みが可能となるのでイベントへの申し込み率を上げることができます。
4. マーケティングへの活用：収集したデータをもとに、参加者に対してイベントのリマインダーや関連情報の送信、イベント開催後の効果測定などをすることができるようになります。

イベント申し込みフォームは、単なる情報収集ツールではなく、イベント全体の運営をスムーズにするための重要なツールです。特に、紙よりも利便性の高いオンラインフォームの活用は最近のイベント開催では必須ですね。

イベント申し込みフォームの種類

イベント申し込みフォームには、さまざまな種類がありますが、大きく分けると先ほどご紹介したオンラインの申し込みフォームと、紙ベースの申し込みフォームに分類されます。

オンラインの申し込みフォーム

オンラインの申し込みフォームは、ウェブサイトや専用のプラットフォームを利用して作成され、参加者がインターネットを通じて簡単に情報を入力し、送信することができます。このタイプのフォームは、迅速かつ効率的にデータを集めることができるため、特に大規模なイベントや頻繁に開催されるイベントに適しています。

紙ベースの申し込みフォーム

一方、紙ベースの申し込みフォームは、直接参加者に配布され、手書きで記入してもらう形式です。この方法は、インターネットにアクセスできない環境や、特定の年齢層や地域の参加者が多い場合に有効です。ただし、後で手作業でデータをデジタル化する必要があり、これが非常に時間がかかります。また、誤字脱字や名寄せ作業で生じるトラブルも発生するのがデメリットです。

オンラインと紙、どっちがいいの？

イベントの性質や参加者の特性に応じて、どちらの形式を採用するかを検討することが重要です。例えば、若年層が多く参加する音楽フェスティバルやIT関連のカンファレンスでは、オンラインのフォーム作成がおすすめでしょう。一方、地域のお祭りや高齢者向けのイベントでは、紙ベースでのフォーム作成をおすすめします。

さらに、オンラインと紙ベースの申し込みフォームを併用する方法もあります。ハイブリッド形式にすることで、幅広い参加者に対応でき、参加者にとっても利用しやすい環境を提供することができます。例えば、イベントの公式ウェブサイトにはオンラインの申し込みフォームを設置し、現地での申し込みや問い合わせには紙ベースの申し込みフォームを用意するなどの作り方が考えられます。

このように、イベント申し込みフォームの種類を適切に選び、活用することで、イベントの成功に大きく寄与することができます。フォームの作り方は、イベントの規模、参加者の属性、運営のリソースなどを総合的に考慮して行うことをおすすめします。

イベント申し込みフォームの作り方

イベント申し込みフォームの作成にはいくつかの重要なステップがあります。ここではフォーム作成のポイントを順番に解説していきます。

イベントへの参加に必要な情報を決める

まず、イベントへの参加に必要な情報を決めることが必要です。これには、名前、メールアドレス、電話番号、会社名などの基本情報に加え、特定のイベントに関連する追加情報（例えば、食事の制限やイベント内セミナーのセッションの選択など）も含まれます。

これらの情報は、イベントの参加受付をスムーズにするためだけでなく、イベント後のデータ活用も視野に入れて考える必要があります。たとえば、イベントを知ったきっかけを聞けば告知活動の効果測定になりますし、期待していることなどを聞けば参加者はどんなことに興味があるかを知ることができます。あまり盛り込みすぎてもよくないですが、イベント終了後に「あぁ、あれも聞けばよかった」とならないように作りましょう。

申し込みフォーム作成ツールの選び方

次に、申し込みフォーム作成ツールの選び方が大切です。Googleフォームなどの無料ツールから、弊社の提供するイベント来場者管理Q-PASSのような有料ツールまで、多くの選択肢がありますが、使いやすさや作成時のカスタマイズの自由度、データ管理機能などを考慮して選びましょう。

ただし、参加者の個人情報の扱いには注意が必要です。紙のフォームの場合は受け付けた用紙を紛失しないよう、管理を徹底しましょう。オンラインフォームを使用する場合には、運営元が個人情報保護方針を出しているか？プライバシーマークなどを取得しているか？をチェックして利用するようにしましょう。

申し込みフォームのデザインのポイント

申し込みフォームの作成ではデザインも無視できません。フォームのデザインは、ユーザーの使いやすさを高めるためにシンプルで直感的（説明を受けなくても操作できる）であるべきです。色使いやフォント、レイアウトなども視覚的に魅力的で、一目で理解できるようにすることが重要です。
また、必須項目と任意項目を明確に区別し、エラーメッセージが分かりやすく表示されるように工夫して作成しましょう。ただし、これらの設定ができるかどうかはツールに依存するところが大きいので、自分に合ったツールを選択することが必要です。

テストとフィードバックの取り方

最後に、テストとフィードバックの取り方についても注意が必要です。フォームを公開する前に、実際に使用してもらい、問題点や改善点を洗い出すためのテストを行います。テストの結果を基に、必要な修正を加え、最適化されたフォームを作成することが重要です。フィードバックは、参加者のターゲットユーザーから受け取るのが一番理想的ですが、少なくとも友人や同僚のダブルチェックは必須。フォームをオープンしても不備があって申し込みが受け付けられないと参加者が集まらずに大きな機会損失になってしまいます。

これらのステップを踏むことで、効率的で入力がしやすいユーザーフレンドリーなイベント申し込みフォームを作成することができます。フォームがスムーズに機能することで、参加者の登録率が向上し、イベントの成功に繋がります。

初心者向けおすすめフォーム作成ツール紹介

イベント申し込みフォームを作成する際、初心者にとって使いやすいツールを選ぶことは重要です。ここでは、初心者でも簡単に使えるおすすめのツールを無料と有料に分けて紹介します。

無料で使えるツール

まず、無料ツールについてです。Googleフォームはその代表格です。Googleアカウントがあれば誰でも簡単に使うことができ、ドラッグ＆ドロップでフォームに申し込み項目を追加したり、回答をスプレッドシートで管理することができます。また、回答の自動集計やリアルタイムでのデータ閲覧が可能で、初心者にとって非常に使いやすいです。

次に、Microsoft Formsもおすすめです。こちらのフォームも無料で利用可能で、WordやExcelといった他のMicrosoft Office製品と連携できる点が魅力です。また、豊富なフォームのサンプルが用意されており、初心者でも簡単に申し込みフォームを作成できます。

有料で使えるツール

イベントの申し込みフォームを作るなら、イベント来場者管理システムがおススメです。イベント開催における管理業務を効率化するシステムで、様々な種類があるのでイベントの内容や規模に合わせて選ぶとよいでしょう。

弊社の提供しているイベント来場者管理システムのQ-PASSでは、シンプルなUIで誰でも簡単にイベントの申し込みフォームが作れることを強みとしています。さらに、入力項目の制御や選択肢の紐づけ設定もできるので、申込者の入力時のストレスや記入ミスを大幅に削減することが可能です。

また、申し込みフォームに入力された情報は自動でデータベース化され、入力された情報を差し込んでのメールの一斉送信や、受付で使うQRコードを自動で発行することができるので受付業務の効率化にもつながるので、人手が足りなかったり普段の業務でイベントの管理まで手が回らないといった場合にはおすすめです。

これらのツールを使うことで、初心者でも簡単にイベント申し込みフォームを作成することができます。自分のイベントの規模やニーズに合わせて、最適なツールを選んでみてください。

成功するイベント申し込みフォームのコツ

イベント成功の鍵を握るのは、参加者がスムーズに申し込みできるフォームの作成です。ここからはイベントの申し込みフォームを作成するにあたって注意するべきポイントとコツをご紹介します。

ユーザー目線での作成

まず、申し込みフォームにおいてユーザー目線での作成が重要です。フォームの項目は必要最低限に抑え、入力が簡単で直感的に操作できるようにしましょう。例えば、名前やメールアドレスなどの基本情報のみを最初に求め、詳細な情報は後からでも入力できるようにすると良いです。色々詰め込みたくなる気持ちもありますが、そこはグッとこらえて必要最小限にとどめる作り方が重要です。

また、フォームでの入力ミスを減らすために、プレースホルダー（あらかじめ入力ボックスにグレーな文字を入れておく）設定や、何を入力すればいいのかわかる適切なガイド、どのくらいの項目数があるのかわかるヒントを提供することもフォームを作成するうえで意識しましょう。

フォームのセキュリティ対策

次に、セキュリティ対策を忘れてはいけません。申し込みフォーム内では個人情報を扱うため、SSL証明書を導入し、暗号化通信を行うことが必須です。無料のフォームなどではカバーが難しい部分もありますが、有料のフォームではこういったセキュリティ対策にも配慮しているものが多いので、心配な方は有料のフォームで作成することをおすすめします。

取得した申し込みデータの管理方法

データの管理方法も重要なポイントです。申し込みフォームで収集したデータは一元管理し、迅速にアクセスできるようにしましょう。クラウドベースのデータベースを利用することで、リアルタイムでのデータ更新や共有が可能になります。Q-PASSを含むイベント来場者管理システムでは申し込みフォームの情報とデータベースが自動で連携されているので、データベースの構築の手間や操作ミスを削減できます。

また、バックアップを定期的に行い、データの消失リスクを最小限に抑えることも忘れずに。申し込みデータが消えてしまうと会場でのイベントの受付ができなくなり、大混乱を招くことになります。管理者権限などを駆使して、申し込み者情報は必要最低限の人間しか触れない状況にしておきましょう。

イベント申し込みフォームの項目サンプル

ここでは、イベントの種類に合わせて申し込みフォーム上でどんな項目が聞かれることが多いのかをご紹介します。

展示会イベント

複数社が集まるような総合展示会では、来場者がどんな仕事をしているかを確認する必要があるので、申し込みフォーム上で会社名や仕事内容などの項目を聞き取ります。

・名前
・名前（フリガナ）
・電話番号
・メールアドレス
・会社名
・部署名
・仕事内容（営業 / マーケティング / 人事 / 経理…）
・役職（役員クラス / 部長クラス / 一般クラス…）
・企業規模（100人以下 / 100~500人 / 500~1,000人…）

セミナーイベント

同じ会場内で複数のセミナーが開催されている場合などでは、申し込みフォーム上で希望するセッションを聞き取る必要があります。また、セミナー開催で集客を行っている場合はなぜ知ったのか？をフォーム内で聞き取ることで効果検証にも役立ちます。

・名前
・名前（フリガナ）
・電話番号
・メールアドレス
・希望セッション（Aセミナー / Bセミナー / Cセミナー…）
・知ったきっかけ（広告を見て / DMを見て / 紹介されて…）

社内イベント

社内行事を行う場合でも、労務管理の都合上、申し込みフォームは必要です。食事などが出る場合はアレルギーを聞き取ったり、家族同伴の場合は交通費を清算するために同伴人数を聞き取ったりする必要があります。

・名前
・メールアドレス
・アレルギー情報
・参加人数（本人含む）

イベント来場者管理システムQ-PASSで効率化！

最後は弊社の提供するQ-PASSの強みをご紹介します。

誰にでも使いやすいUI

Q-PASSは誰でも使いやすUIというものにこだわりをもって開発されており、申し込みフォームへの項目追加などを短時間でスムーズに行うことが可能です。申し込み人数の確認や申し込み者の一覧表示や検索表示もできるので誰が申し込んだかをすぐに確認することができます。

ストレスフリーな項目制御機能

入力者のストレスを軽減するための申し込み項目の制御設定も可能。項目の入力をフリーテキストやプルダウン、ラジオボタンなどから選べます。テキストの入力も「文字列」「英数字」「数字」から選択できるので、最後まで入力してから『この項目は数字のみです』と表示されるイライラを与えることがありません。

申し込みの重複・承認機能

ビジネスなどでよくある課題が、競合の企業がセミナーに申し込みするのを止めたいといった、特定企業からの申し込みを防止したいといったご要望です。Q-PASSではあらかじめ設定しておくことで仮申し込み受付が可能。申し込みされた情報を確認してから参加承認をすることができるので、こういった場面でも安心です。もちろん、重複の申し込みをはじく機能もあります。