2024/06/19

入社者が座席を把握して入場しスムーズに入社式の進行ができたワケ

社内イベント

1,000人~5,000人未満

オフライン開催

イベント開催の目的：　　　　　企業の入社式&懇親会
イベントを開催した会場：　　　貸しイベントホール
イベントへの来場人数：　　　　約2,000名
イベントの実施期間：　　　　　平日1日間
イベントの実施形態：　　　　　オフライン
イベントへの参加者：　　　　　入社者

イベントの概要

劇場型のイベントホールにてグループ会社合同の入社式を実施。当日は2,000人を超える入社者をお迎えした入社式を終えたあと、社員との懇親会を開催されるイベントを開催されました。Q-PASSでは申込者の管理・当日の受付と、倉庫での記念品の保管・発送を行いました。

お客様の課題・お悩み

・年度末で忙しいのでリマインドの負担を軽減させたい
・当日は人数が多いのでスムーズに入場させたい
・入社者の方に記念品を渡したいが保管と管理が面倒

Q-PASSがご提案した内容・成果

メールテンプレートと差し込みコードで事前リマインドを効率化！

⇒大人数の入社者に対して、リマインドメールの送信が大きな負担になっているという課題。
Q-PASSでは入社者のリストをデータベースに取り込み、来場予定者の一覧を作成。メールテンプレート機能を使ってグループの会社ごとに内容の異なるメールを作成し、絞り込み配信を行うことで簡単に事前のリマインドが出来るようになりました。
メールには差し込みコード機能が付いているので、一人一人に名前や座席番号を差し込んだメールを送信することができ、より具体的な案内を行いました。

システム管理者の常駐で安心の受付対応を実現！

⇒短い時間で2,000人以上の来場者を入場させるので、受付の混雑をどのように回避するかが課題。
Q-PASSではイベントの会場にシステム管理者を派遣するオプションがあり、当日は受付時間前に受付スタッフに使い方のレクチャーと受付時間帯のトラブル対応をお任せいただけます。前述の座席番号の事前告知もあり、当日はスムーズに受付を終えることができました。

自社倉庫で記念品の保管と発送を実施し委託負担を削減！

⇒入社者に懇親会で配布する記念品をどのように会場に手配するか？という物流の課題。
弊社コプロシステムでは自社倉庫も完備しており、記念品の保管と発送をご依頼いただきました。あらかじめ倉庫に納品いただいた記念品を保管し、イベント当日に会場に届くように調整。Q-PASSご利用での情報を元に、よりお客様の事情に寄り添った物流をご提供いたしました。