2024/04/18

【やり残しはない？】展示会の来場者が来るまでにやっておくべき当日準備

　ついに展示会の本番、当日を迎えました。ここまで企画をして、集客をして、装飾をして、スタッフを管理して…と楽ではない道のりでしたが、重要なのはここから。ここまでの準備をしっかりと成果に結び付けて展示会の運営を成功させていきましょう。

　その前に…

　来場者の方々をお迎えする前に、当日のチェックリストを使って抜け漏れが無いかチェックしていきましょう。数多くのクライアント様のイベント現場をサポートしてきた経験を元に、受付編とブース編の二つに分けて意外と忘れがちな部分をおさらいしていきます。

受付編

　まずは、どんなイベントでも必須の受付です。

　受付の最大の目的は「来場者をお待たせしないこと」です。来場者を待たせてしまう原因として、人員不足、受付オペレーションの未収得、トラブル対応などがあります。これらの不安要素は事前準備で取り除いておきましょう。

　スムーズで印象の良い受付は展示会成功には不可欠、しっかりと準備しましょう。

もう準備万端？？＞＞
・機材の準備
　∟すべての機器は揃っているか？
　∟接続不良になっているものはないか？
　∟電源は確保されているか？
　∟Wi-Fiなどのインターネット環境は問題ないか？
・スタッフの準備
　∟レギュラー対応（受付フロー/名刺の管理/個別対応など）は周知できているか？
　∟イレギュラー対応（飛び込み参加/混雑時/忘れ物など）は周知できているか？
・受付備品の準備
　∟ペンやメモ帳、付箋などの文具はあるか？
　∟ノベルティや資料などの量は十分か？
　∟受け取った名刺を保管する場所はあるか？
・アテンドの準備
　∟待機場所の周知はされているか？
　∟受付からの連絡方法は周知されているか？
　∟お客様をお待たせするスペースはあるか？

機材の準備

　まずは機材の準備です。よくあるのが、PCが動かなくなった、プリンターのインクが無くなった、といったトラブル。受付で使用するPCやそれに付属する周辺機器、プリンターなどの動作チェックをしておきましょう。

　Excelを使って申込者の消込をする場合や、来場者管理システムを活用して自動で来場者の受付をする場合はあらかじめ環境の設定が必要です。きちんと電源が供給できる環境にあるか、Wi-Fi・インターネットの接続は問題ないか、機器類は全てそろっているか？お客様が来場する前に確認しましょう。

　来場パスなどを発行するためにプリンターを使用する場合には、インクや用紙のチェックも重要です。一日目は何とかもったけど二日目はもたない…なんてこともよくあるので、予備も必ず準備しておきましょう。

スタッフの準備

　お客様が来られた際のロールプレイングは済んでいますでしょうか？終日受付を行っていて想定来場人数もそこまで多くない場合は大きな問題ではありませんが、受付時間が短く来場者が集中する場合はあらかじめしっかりとスタッフの動きを確認しておくことが重要です。

　具体的には、来た人に名前を言ってもらうのか？名刺を渡してもらうのか？入場前に何か渡すものがあるのか？個別に対応する必要があるのか？というレギュラーな対応から、名刺を忘れた人にはどう対応するのか？申し込みが無い人が来たらどうするのか？同伴者がいたらどうするのか？入場列が長くなってきたらどうするのか？渡すものを間違えた場合はどうするのか？といったイレギュラーな対応まで想定する必要があります。

　受付スタッフは外部の人間がやる場合も多く、当日の朝しか時間が取れないということもあります。運営マニュアルを作成したり、管理者を常駐させるなどしてあらゆる状況に対応できるようにしておきましょう。

受付備品の準備

　細かいところですが、受付に置いておくべき備品もすべてそろっているか、そろっているとして個数は問題ないかを確認しましょう。ペン類やメモ帳や付箋はもちろん、来場者に渡すノベルティや資料は人数分そろっているか？絡まりがちなネックピースは整理されているか、チェックしておきましょう。

　受付で名刺を受け取る場合には収集用の保管箱も必須です。名刺は大事な資産で個人情報なので、無くしましたというトラブルは絶対避けたいところ。保管場所と保管方法をスタッフに周知しておきましょう。

アテンドの準備

　受付関連で忘れがちなのがアテンドをどうするのか？です。担当者のついているお客様が来場したらご案内をするためにスタッフをアテンドさせることが多いかと思いますが、来場したことをどうやってスタッフにに連絡するのか？スタッフはどこに待機しておいてもらうのか？は重要です。

　お客様の待機場所も重要です。受付でそのままお待ちいただくと窓口を一つつぶしてしまうことになるので、待機していただく場所を別で設けておき、スムーズな受付が途切れないように注意しましょう。

　受付で来場者の方をあまりお待たせしてしまうと、満足度も下がりますし混雑することにもつながっていきます。スムーズなアテンドをするためにも、受付時の自動通知機能などを駆使してお待たせすることなくアテンドができるようにしておきましょう。

ブース編

　続いてはブースでの準備です。受付は目的がスムーズでミスのない入場になりますが、ブースでは一件でも多くのリードを獲得するということが求められます。また、対応の手順や道具を整備しておくことで一人当たりの対応時間も削減でき、会話時間の増加にも繋がってきます。

もう準備万端？？＞＞
・機材の準備
　∟すべての機器は揃っているか？
　∟接続不良になっているものはないか？
　∟電源は確保されているか？
　∟Wi-Fiなどのインターネット環境は問題ないか？
　∟デモ機のログインはされているか？
・スタッフの準備
　∟目標の数値は共有されているか？
　∟名刺の管理/収集方法は共有されているか？
　∟収集する情報は統一されているか？
　∟情報の蓄積方法は統一されてるか？
・ブース備品の準備
　∟ペンやメモ帳、付箋などの文具はあるか？
　∟ノベルティや資料などの量は十分か？
　∟受け取った名刺を保管する場所はあるか？
　∟ブース運営に使う備品はあるか？

機材の準備

　ブースでもパソコンやデモ機を使用する場合にはここもよくチェックしておく必要があります。

　基本的なチェック項目は受付と同様に、電源やWi-Fiの接続を確認することが重要ですが、スクリーンセーバーの設定やSAASサービスの場合はデモアカウントへのログインの設定も忘れずに確認しておきましょう。ブースに来訪されたお客様が興味を持ったものをすぐにご案内できる状態にしておくことで、対応時間を短縮させることができます。

　他にも、モニターでプロモーション動画流す場合や、スピーカーでBGMを流す場合には接続はきちんとされているか、ループの設定ができているかなどをチェックしましょう。

スタッフの準備

　最も重要なのがブースの営業スタッフの準備です。全員の意識や行動を統一しておくことで、より効率的なリードの獲得・商談化へのアフターフォローをしていくことができるようになります。

　まずは当日朝の目標確認です。展示会を開催するからにはKPIが設定されているはずなので、それを各人に伝えて目標意識を持ってもらえるようにします。何枚の名刺を集めるのか？何件のデモを行うのか？など、展示会の開催によって目標は様々だと思いますので、これを全員に伝えるようにしましょう。

　他にも、リードを獲得後のアフターフォローを効率的に行うために、集めた名刺に会話内容や要件を記録しておくことも重要です。ヒアリングシートを作成してそこに記録していくのか？名刺の裏にメモを残していくのか？情報の蓄積方法はあらかじめ決めておきましょう。

　併せて、どんな情報を記録するのかもあらかじめ浸透させておくことが重要です。人によって聞いたことと聞いていないことがバラバラになっていると、その後のフォローを効率的に行うことができません。最低限聞いておくべき情報はすべてのブーススタッフに周知しておきましょう。

備品の準備

　ブースで準備しておくべき備品は二種類に分けることができます。

　まずはリードを獲得するための備品です。具体的にはノベルティや商品のカタログなど、お客様にお渡しするものになります。残数のチェックはもちろん、開始前と終了後の枚数を管理しておくことで何枚の配布ができたのかをチェックすることができます。これをKPIとして据えている場合にはもちろん、チラシを作った場合などは費用対効果をチェックするためにも数値の記録は重要です。

　もう一種類はブースを運営するための備品です。なくても大丈夫ですが、あると安心できる備品です。具体的には、ゴミ袋　、ハサミ、カッター、養生テープ、ガムテープ、黒マジックペン小大、赤マジックペン大、ボールペン、ホチキス、替え芯、コード束、メモ帳、白紙、輪ゴム、カウンターなど…いざというときに困らないように、各種備品をそろえておくとよいでしょう。