2022/05/18
【よくあるご質問にお答えします！】～導入前に聞いておきたいこと編～
Q-PASSでは日々多くのお問合わせをいただいております。
今回はその中から、「導入前に聞いておきたい！」とご質問いただく内容について、『基本のよくあるご質問』と『コロナ禍におけるよくあるご質問』の２本立てでご紹介していきたいと思います。
▼共通していただくことの多い質問については、以下の記事でもご紹介しております！
【よくあるご質問にお答えします！】～コプロシステムでできること編～
目次
～基本のよくあるご質問～
Q1. 申込フォームのオープンまでにどのくらいの期間がかかりますか。
Q2. 申込者にメール配信をすることはできますか。
Q3. 申込者情報のデータ出力はできますか。
Q4. 別経由で集めた申込者情報のデータ取込はできますか。
Q5. 申込フォームやマイページなど申込者側が見る画面を見せてほしい。
～コロナ禍におけるよくあるご質問～
Q6.コロナ禍でこれまで実施していたイベントが自由入場から事前予約制になりました。Q-PASSで対応可能でしょうか。
Q7.コロナ感染者発生時に参加者の追跡を行うことはできますか。
Q8.リアルイベントとオンラインイベントの一元管理はできますか。
～基本のよくあるご質問～
Q1. 申込フォームのオープンまでにどのくらいの期間がかかりますか。
申込フォームは最短3日間で作成が可能です。
導入から申込フォームオープンまでの流れですが、まず、ご発注から1~2営業日で管理画面（Q-BUSINESS）のアカウントをお渡しさせていただき、ご利用開始となります。その後、ご利用者様（管理者側）で申込フォームの項目設定や、メールテンプレートの作成（申込完了メール）、申込テスト等を行っていただき、申込フォームがオープンできます。
最短3日間で作成が可能ですが、設定内容の検討や修正等の時間を含めると１～2週間見ていただけると安心です。
とは言え、「初めての導入で設定が不安・・・」、「他にもイベントの準備が山積みで設定の時間がない！」といったお声も多くいただいております。そんな方には、弊社で設定を代行させていただく、『設定代行』のオプションもございますので、お気軽にご相談ください。（弊社で設定を代行させていただく場合には、ご依頼内容にもよりますが、対応に通常3~5営業日のお時間をいただいております。）
また、申込フォームに加えて、セミナー設定やマイページ等の他機能をご利用の場合は、設定項目が増えることもあり、申込フォームのオープン予定日から1～2か月前にご発注いただくケースが多くございますので、ご参考にしていただければと思います。
Q2.申込者にメール配信をすることはできますか。
管理画面（Q-BUSINESS）にはメール送信・管理機能を搭載しておりますので、メール配信も可能です。
申込者に配信できるメールの種類については、
【ご契約者様ならどなたでもご利用可能】
パスワード送信メール／NGリストメール／申込完了メール／仮受付完了メール
承認・非承認メール／受付時本人宛メール
【追加オプションに併せてご利用可能】
セミナー受付時本人宛メール／入金完了メール／入金期限超過メール／申込変更メール
の10種類がございます。
各メールは決まったタイミングで自動配信されるようになっております。メール本文やタイトルは管理者側で設定いただくようになっておりますので、事前のご設定をお願いいたします。また、手動配信であれば、管理者側で追加のメールを設定することも可能です。リマインドメールの送信など、申込者の状況に応じたメールも送ることができ、申込者の方々と随時コミュニケーションを取ることができます。
メール本文作成の際には、申込情報などから「氏名」「会社名」「来場証URL」「マイページURL」等の項目を引用してご利用いただけます。
Q3.申込者情報のデータ出力はできますか。
申込者情報は、管理画面（Q-BUSINESS）よりCSV出力が可能となっております。出力される情報は、申込時にご登録いただいた情報となります。申込項目は事前設定時に選択・追加することができるため、それぞれのイベント運営に必要な情報を取得・出力することができます。
Q4.別経由で集めた申込者情報のデータ取込はできますか。
CSV形式の定型フォーマットをご利用いただくことで、申込者情報の一括取込ができます。定型フォーマットについては、管理画面（Q-BUSINESS）でダウンロードしていただけますので、別で取得した申込者情報を記載し、管理画面（Q-BUSINESS）にアップロードをお願いいたします。
Q5.申込フォームやマイページなど申込者側が見る画面を見せてほしい。
▼申込フォーム…
申込者が情報を登録するページとなります。
※ヘッダー画像や申込項目は管理画面（Q-BUSINESS）で自由に設定していただくことができます。
▼マイページ...
申込後に開設される申込者専用ページとなります。登録情報の確認やイベント当日の来場証ダウンロード等をマイページに集約することができます。
※ヘッダー画像やアイコンの表示名は管理画面（Q-BUSINESS）で自由に設定していただくことができます。
～コロナ禍におけるよくあるご質問～
Q6.コロナ禍でこれまで実施していたイベントが自由入場から事前予約制になりました。Q-PASSで対応可能でしょうか。
はい、可能です。
Q-PASSではWEB申込フォームの開設により事前予約への対応が可能です。来場の際には、QRコードを用いてご入場いただけますので、非接触での受付も実現できます。
QRコードは申込者ごとに発行されるため、全体の来場者数を把握するだけでなく、個々の来場状況も確認することができます。また、申込フォームの設定で受付人数制限を設けることができるため、申込者数をシステム上でコントロールすることも可能となっており、コロナ禍のイベント開催にご活用いただけます。
▼コロナ禍におけるイベント管理術は以下記事でもご紹介しております。
Q7.コロナ感染者発生時に参加者の追跡を行うことはできますか。
はい、可能です。
事前のお申込時に、申込フォームを通して個人情報（氏名・電話番号・メールアドレス等）の把握ができますので、コロナ感染者発生時に備えて取得項目をご検討の上設定いただければと思います。また、各項目は必須項目に指定することで、入力がないと申込完了に進めない仕様にすることも可能です。
コロナ感染者が発生した場合にも、受付状況や入場日時・退場日時を管理画面（Q-BUSINESS）で確認することができるため、後日、対象者のみに連絡をすることもできます。
Q8.リアルイベントとオンラインイベントの一元管理はできますか。
はい、可能です。
Q-PASSではリアルイベントの来場管理だけでなく、オンラインイベントの運用管理もでき、コロナ禍で増えているハイブリッド開催にもご利用いただけます。リアルでご参加の方は、申込後に発行されるQRコード付きの来場証を持参し、会場で受付を行います。
オンラインでご参加の方は、申込後に開設されるマイページよりオンラインイベントにご参加いただけます。
オンラインイベントでは、動画配信機能を使い、セミナーやブース紹介の動画配信の実施も可能です。
動画配信はライブとオンデマンドのどちらも利用可能で、ライブ配信をご利用の場合は、Q＆A機能や投票機能もございますので、オンラインイベントでも距離を感じさせないイベント運営を実現できます。視聴ログもご確認いただけますので、参加者がどの動画を視聴したかを確認することにより興味関心を測ることも可能です。
▼Q&A機能とは
▼投票機能とは
【Q-PASS活用術】ライブ配信で参加者のリアクションを確認！～投票機能の活用～
今回はよくあるご質問の中から一部を回答とともにご紹介いたしました。
その他のご質問や詳細のご相談などありましたら、ぜひ、お問い合わせフォームよりお気軽にお問い合わせください。Q-PASSはこれからも随時機能をアップデートしていき、より使いやすい機能を皆様にご提供していきます。
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