QRコード受付アプリで、省スペース化とイベントの見える化を実現！（2024年11月 更新）

更新日：2024/11

「会場の入り口が狭くて、受付台を設置するスペースがない…」
「そこまで大規模なイベントではないので、受付用のPCを準備するのは面倒…」

そんなお困りごとはありませんか？QRコードでの入場はスムーズなイベント運営において効果を発揮しますが、わざわざPCを準備するまでもないなぁという規模のイベントも多いはず。そんな時にはスマホのアプリで来場管理ができるQRコード受付アプリが役立ちます！QRコード受付アプリを使って、省スペース化とスムーズな運営を両立させてみましょう！

＼スマホで簡単QRコード受付！来場者管理ならQ-PASS／

目次

■ QRコード受付アプリって何ができるの？
　- 来場者管理システムとは？
　- QRコード受付アプリで出来ること
■ QRコードの受付だけじゃない！アプリならではの４つの便利機能！
　- イベント内での事前申込チェックができる！
　- 来場者のQRコードに紐づいたアンケートの回答ができる！
　- イベントへの入場状況をスマホで確認できる！
　- 事前に登録した来場者の入場受付がアプリに通知される！
■ QRコード受付アプリ導入における注意点
　- 電波を確保できる会場か確認する
　- 端末の紛失に注意する
■ QRコード受付アプリの活用シーン
　- 企業の社内パーティー
　- 複数企業で共催する合同セミナー
　- 自社展示会（プライベートショー）
■ QRコード受付アプリでイベントの運営を手軽にラクに！

QRコード受付アプリって何ができるの？

QRコード受付アプリは来場者管理システムというサービスの一部に組み込まれている、イベントの受付で使用するスマホ用のアプリケーションです。まずは来場者管理システムというサービスからご紹介します。

来場者管理システムとは？

来場者管理システムとは、申込受付～当日の入場受付まで、イベントへの来場者をトータルで管理するシステムです。来場者管理システムで出来ることは大きく分けて以下の3つが挙げられます。

① イベントの開催前に申込フォームを作成し、申込者に入場用QRコードを発行する
② イベントへの来場者に対して、QRコードを読み込んで入場受付を行う
③ イベントの終了後に、申込情報と一緒に来場者リストを作成する

イベントを開催するうえで面倒な管理業務をまるごとラクにすることができるので、50人以上の来場者が見込まれるような多くのイベントでご利用いただいております。申込情報に紐づいたメールの配信なども出来るようになっているので、イベントの入場管理に留まらない業務改善が期待できます。

ただし、イベント当日の受付はPCとそれに接続したスキャナでQRコードを読み込む必要があり、ある程度の大きさの受付台が必要になってきます。会場によってはなかなかそこまでスペースが確保できない…といった場合も。そんなときに役立つのがQRコード受付アプリとなります。

QRコード受付アプリで出来ること

QRコード受付アプリはスマホのアプリとして提供されており、スマホを用いて手軽にQRコードを読み込んでの来場者の受付を行うことができるアプリです。来場者管理システムのデータベースに紐づいているので、QRコードを読み込んだ場合には来場者として記録されます。

スマホのみで受付ができるようになるので、イベント会場の入り口が狭い場合や、イベントの入り口が複数ある場合などでよくご利用いただきます。入り口だけでなく、イベント内で個別セミナーなどを行う場合には参加受付としてのご利用も可能です。

Q-PASSではQRコード受付アプリをQ-MOBILEという名称でご提供しております!

QRコードの受付だけじゃない！アプリならではの４つの便利機能！

様々なイベントの入場受付で活用できるQRコード受付アプリですが、それだけではありません。ここからはイベントの入場受付以外の場面で活用できるアプリの機能をご紹介します。

イベント内での事前申込チェックができる！

まずは先ほどもご紹介したイベント内のブースにおける参加受付機能です。イベントの中で体験ブースやセミナーブースなどを用意する場合も多いと思いますが、事前に申し込んだ人だけが参加できる形式も少なくないはず。

QRコード受付アプリを使用することで、「事前に参加申込をしている来場者なのか？」をQRコードを読み込むことで確認することができ、スムーズに参加者のチェックを行うことができるようになります。特に有料のセミナーや人気な講師が話すセミナーなどはこの入場管理が非常に重要。しっかりとチェックすることで混雑や思わぬトラブルを避けることにも繋がります。

来場者のQRコードに紐づいたアンケートの回答ができる！

来場者の提示するQRコードを読み込ませることで、QRコード受付アプリで来場者アンケートに回答してもらうことも可能。アンケートの内容は事前に来場者管理システムで作成しておくことで、アプリ上でも回答することができるようになります。読み込んだQRコードの情報に紐づいてアンケートの回答データも保存できるので、回答の集計なども簡単になります。

アンケートとしての利用以外でも、ブースで展示しているサンプル品の手配などでも利用が可能。ブースへ訪問した来場者のQRコードを読み込んで注文を記録することで、イベント後の処理がミスなく簡単に行うことができるようになります。

イベントへの入場状況をスマホで確認できる！

現在どのくらいの来場者がイベントに来ているか？などはスムーズなイベントの運営管理には不可欠。スタッフの休憩を回したり、来場予測を立てたりするためにも出来るだけリアルタイムで共有しておきたいところです。そんな時でも、QRコード受付アプリを使用することで解決。

スマホを持ったスタッフ全員がイベントの受付状況を確認することができるようになるので、スムーズな意思疎通が可能です。特定のお客様が来場しているかを確認する検索機能も付いているので、「そういえばあの人もう受付した？」といった状況も、漏れなく対応することもできます。

事前に登録した来場者の入場受付がアプリに通知される！

イベントに招待した人の中には、来場したらすぐに対応（アテンド）したいという方もいらっしゃるはず。そんなときもQRコード受付アプリがあれば解決！

イベントの入り口で来場者のQRコードを読み取った際にアプリに通知が飛ぶ設定をすることができるので、対応が必要なお客様にその設定をしておけばすぐにスマホに通知が入ります。大事なお客様を受付でお待たせすることなく、スムーズな対応を行うことができます！

QRコード受付アプリ導入における運営の注意点

様々なイベントの入場管理で活躍する便利なアプリですが、ご利用に向けていくつか注意点もあります。

電波を確保できる会場か確認する

大きめな展示会場など、イベントの会場によってはたまに起こるのですが、スマホが電波を拾えない場合があります。QRコードでの受付はどうしても通信が必要となるので、電波が拾えない会場だと使えないことも。きちんとスマホに電波が入るか？入らない場合にはWi-Fiを準備しておくなどして事前に対策をしておきましょう。

端末の紛失に注意する

スマホを利用している以上、どうしても避けられないリスクの一つとして紛失があります。イベントへの来場者情報などの個人情報も確認できるので、重大なトラブルになりかねません。もちろん、アプリの管理画面はログインしなければ見ることができず、一定時間経過で自動ログオフされる設定もされていますが、リスクとしては大きいもの。アプリを使用するスタッフにはセキュリティ周知を行っておきましょう。

QRコード受付アプリの活用シーン

最後は、QRコード受付アプリで入場管理を行った場合のイベント内での利用シーンをご紹介します！大小含めて様々なシーンでのイベントの受付に利用できるのがQRコード受付アプリの魅力ですが、受付以外の機能も充実しています。

企業の社内パーティー

イベント内容と規模	社員・来賓を含めた約200名の参加する企業の創立記念パーティーをホテルの貸しホールで実施
お困りごと	・会場があまり広くないので受付する場所が取れない ・参加も業務の一環なので労務管理をする必要がある
解決内容	机を広げることができず、受付用のPCを置くことができなかったのでQRコード受付アプリで入場管理を実施。あらかじめ社員に発行したQRコードを会場の受付で順に読み込んでいき、会場内に案内する方法を取りました。
結果	・シンプルなUIで当日15分のレクチャーだけで使用可能になり、事前準備の時間を短縮できた ・受付時間が短かいので列が出来ることが予想されたが、誰も待たせることなくスムーズに案内できた ・重複チェックや受付漏れなどのミスを無くして、その後の労務チェックのロスも無くせた

複数企業で共催する合同セミナー

イベント内容と規模	一般参加者500人に向けた複数社での合同セミナーを貸しホールで実施
お困りごと	・複数の部屋で実施するので総合受付ではなくセミナーごとの受付が必要 ・ちゃんと事前に登録したセミナーだけに入場できるようにしたい
解決内容	各部屋それぞれに受付用の機材をセッティングすると機材の準備費用が高くなるので難しいということで、QRコード受付アプリを持ったスタッフを1名ずつ配置。事前に申し込みがされているかを来場者のQRコードを読み込んでチェックしました。
結果	・受付機材の数を抑えてイベントの運営費用を大きく抑えることができた ・人気なセミナーの時間には受付人数と端末を増員して、スムーズなチェックを実現した ・事前の申し込みが無い人をアプリではじき、ちゃんと事前申し込みのある人だけを判別できた

自社展示会（プライベートショー）

イベント内容と規模	自社の取引先企業と関係者に対して、新商品の展示会を行った
お困りごと	・公民館を借りての実施なので受付する場所がない ・各ブースで紙を使って取っているサンプル品の注文をデジタル化したい
解決内容	会場の入り口にQRコード受付アプリをもったスタッフを配置し、事前に招待客としてQRコードを配布した人だけが入れるようにチェックを実施。また、各ブースのスタッフにも端末を配置し、QRコードを読み込んだうえでアンケート機能を使ってサンプル品の注文を受け付けた。
結果	・受付を用意しなくても、招待した人だけを開場に入場させることができた ・サンプル品の注文をデータベース化し、イベント終了後にすぐに発送作業へ入ることができた

QRコード受付アプリでイベントの入場管理を手軽にラクに！

せっかく開催するイベントなら、その規模を問わずしっかり入場管理を行ってイベントの効果測定やマーケティング・営業活動に活かしていきたいところ。大規模な展示会や社内イベント、学会やセミナーなど各種イベントの開催をお考えの方はぜひイベント来場者管理システムとQRコード受付アプリの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか？

弊社のご提供するイベント来場者管理システムQ-PASSではQRコード受付アプリのご利用はもちろん、当日のシステム管理者の派遣や受付周辺機器のレンタル、システムの初期セットアップなどの現場サポートも充実！また、そのほか多彩な機能でオフラインだけでなく、オンラインやハイブリッドでのイベント開催にも対応。貴社のイベント開催を成功に導きます！

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